Virtueel vergaderen in virustijden

Datum 26-03-2020

De gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk had gisteravond de primeur met de eerste digitale raadsvergadering van Nederland. Griffier Hans Rijs vertelt over de totstandkoming ervan en geeft tips en trucs voor collega-gemeenten om hier ook mee aan de slag te gaan. “Mensen rekenen op de overheid. We kunnen het land niet voor een halfjaar stilleggen.”

Dat de eerste online raadsvergadering vanwege de coronacrisis plaatsvond in de Zuid-Hollandse gemeente mag geen toeval heten. De gemeente is al jarenlang voorloper op het gebied van innovatie en digitalisering. En ook als bestuurslid van de Vereniging voor Griffiers is Hans Rijs een warm pleitbezorger van de inzet van digitale middelen om de lokale democratie te ondersteunen.

Wat waren de afwegingen om tot digitaal vergaderen over te gaan?

“Toen bij ons in de gemeente de impact van de coronacrisis langzaam begon in te dalen ontstond er onzekerheid bij de raad en organisatie: moeten we als gemeenteraad nog wel bij elkaar willen komen? Ook al mag het van het Rijk, wíllen we dat nog wel? Dragen wij dan ook niet bij aan de verspreiding van het virus? We moeten eigenlijk als gemeenteraad het goede voorbeeld geven, dus ook niet bij elkaar komen. Maar er moet wel besluitvorming plaatsvinden. De directeur-generaal van BZK zei terecht: er moeten wel bestemmingsplannen worden vastgesteld, er moet wel gebouwd worden, er moeten allerlei besluiten worden genomen, zoals in het sociaal domein. Mensen rekenen op de overheid. We kunnen niet het land voor een halfjaar stilleggen. Dus het was een worsteling tussen veiligheid, gezondheid en zorgen dat niet alles stilvalt.”

Hoe hebben jullie het vervolgens aangepakt?

“Vorige week hebben we een schriftelijke commissievergadering gehouden. We hebben raads- en commissieleden gevraagd om hun input op een a4’tje in te leveren. Dat hebben wij vervolgens in het raadsinformatiesysteem gezet, waarop wij bepaalden wat een hamerstuk of bespreekstuk werd. Toen kwam de vraag: hoe gaan we met de gemeenteraadsvergadering om? De raad gaf meteen aan dat digitaal vergaderen niet optimaal was, twee fracties wilden de vergadering zelfs het liefst uitstellen. Maar toch kwamen we samen tot de conclusie: deze situatie kan nog wel een tijdje duren, laten we zorgen dat de besluitvorming toch door kan gaan. Daarbij hebben we de truc toegepast dat er geen quorom nodig is, door in een tweede vergadering de besluiten te nemen. Dat zal vanavond om 20.15 uur gebeuren. Daarvoor hoeft slechts één raadslid fysiek op het gemeentehuis aanwezig te zijn. Maar hoe zorg je ervoor dat dat ene raadslid kan besluiten wat de meerderheid van de raad wil?
Hoe zorg je ervoor dat in een open en transparant proces iedereen kan zien hoe de raad tot dat besluit is gekomen? Toen hebben we besloten om daar Microsoft Teams voor te gebruiken. Simpelweg omdat we dat systeem al in huis hadden. Ook al hadden de meesten van ons het nog nooit gebruikt. Laten we het gewoon proberen, zeiden we.”

Maar een raadsvergadering dient openbaar te zijn. Hoe zorg je daarvoor?
“We zijn met onze vaste technische leveranciers (Jacot, Arbor Media en Parlaeus) om tafel gegaan om het technisch voor elkaar te krijgen dat de vergadering live online uitgezonden kon worden. Hoe kunnen we alle techniek aan elkaar koppelen? Daarover zijn we vorige week maandag begonnen na te denken. We hebben de hele week gebruikt om te testen hoe we onze bestaande apparatuur konden inzetten voor de online vergadering. Uiteindelijk bleek dat de simpelste oplossing het beste werkte. We hebben een laptop deelnemer van de vergadering in Teams gemaakt. Zo bestond de vergadering uit 22 raadsleden (1 was ziek), 5 wethouders, een burgemeester, een griffier en een teamlid ‘raadszaal’ (de laptop). Het camera-en geluidssysteem dat we normaal gebruiken voor het live uitzenden van de gemeenteraadsvergaderingen hebben we gekoppeld aan de laptop, zodat wat er in de zaal gebeurde, kon worden gekoppeld met de thuisvergaderaars. Het beeld van de laptop is rechtstreeks naar de uitzendpartij doorgezet. Zo hebben we er met 1 pc en 1 kabeltje extra voor gezorgd dat we de vergadering openbaar live konden uitzenden. De oplossing is zo simpel; iedere gemeente zou het moeten kunnen.”

En hoe ging het digitaal vergaderen? Wat waren de reacties?

“Zowel van binnen als buiten de gemeente kregen we enthousiaste reacties. Uiteraard was het wennen om op deze manier te vergaderen. Bij het eerste agendapunt was het nog een beetje onwennig, maar daarna ging het steeds beter. Van de 22 deelnemende raadsleden waren er 2 die gedurende de sessie hulp nodig hadden. Daar heb ik tijdens de vergadering mee gebeld en ze op weg geholpen, waarna ze weer goed konden deelnemen aan de vergadering. ”

Wat adviseer je andere gemeenten bij het digitaal vergaderen?

  • Vraag vooraf per mail aan de gemeenteraadsleden wie het woord in de eerste termijn wil hebben. Zodat de burgemeester alvast goed het woord kan geven. Anders wordt het een rommeltje.
  • Gebruik koptelefoon en headset voor een goede verstaanbaarheid. Wij hebben aan raadsleden die hier niet over beschikten exemplaren uitgedeeld.
  • Zet je microfoon op mute wanneer je niet aan het woord bent.
  • Zorg voor een neutrale achtergrond die niet afleidt.
  • Zorg dat je representatief in beeld bent.
  • Zorg dat de camerahoek goed is, bekijk van tevoren even hoe je er in beeld uitziet.
  • Gebruik een separaat chatkanaal (wij gebruikten WhatsApp) om het woord te vragen.
  • Oefen, oefen oefen! Oefen met raadsleden die het woord willen voeren bij een agendapunt: start een beeldbelsessie, zodat ze al een beetje kunnen ervaren hoe het werkt. Daardoor hebben ze de eerste fouten al een keer gemaakt voordat ze live gaan.
  • Maak een proefuitzending op internet en vraag iemand om thuis te kijken hoe het overkomt. Test hoe zowel burger als vergaderdeelnemer de vergadering gaat zien.
  • Ga het gewoon doen! Wees niet bang dat het misgaat of dat een van de raadsleden het niet helemaal redt in de uitzending. De meerderheid zal het wel redden.

“Als Vereniging voor Griffiers zullen we best practices van andere gemeenten verzamelen en aan BZK en de VNG ter beschikking stellen. Vanmorgen sprak ik met de griffie van Heerenveen, die ook gaat proberen digitaal te vergaderen. Hun voorbeeld zullen wij vervolgens ook weer delen. Ik ben toevallig nu bij een partij die virtuele raadsvergaderingen kan hosten, zelfs voor gemeenten die nog geen camera’s hebben. Uit een inventarisatie blijkt dat veel gemeenten andere systemen hebben, maar er is voldoende mogelijk om te zorgen dat elke gemeente in Nederland vanuit huis moet kunnen overleggen.”

En nu, smaakt het digitaal vergaderen naar meer?

Waar we nu mee bezig zijn is alleen voor deze periode. Het kan niet zo zijn dat we niet meer bij elkaar gaan komen, dat is het belangrijkste wat er is in een democratie. We zijn ontzettend blij met de spoedwet die minister Knops heeft toegezegd te zullen invoeren, op verzoek van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden, Vereniging van Griffiers, StatenlidNu en de Vereniging Nederlandse gemeenten. Maar het is nadrukkelijk tijdelijk, alleen voor deze situatie. Daarna zien we wel verder. We waren al langer met elkaar aan het nadenken over hoe we digitale besluitvorming konden stimuleren. Bijvoorbeeld in tijden van reces, waarbij het niet mogelijk is om fysiek bij elkaar te komen, maar wanneer er wel belangrijke besluiten moeten worden genomen. De lessen die we nu door het coronavirus leren, nemen we mee naar de toekomst.”

Meer informatie: