Tussenevaluatie: Samen leren van de Quick Scan Lokale Democratie

Auteur Vincent van Stipdonk, adviseur Quick Scan Lokale DemocratieDatum 27-03-2020

Hoe werkt de Quick Scan Lokale Democratie, hoe verloopt zo’n traject en wat levert het op? Ruim dertig gemeenten deden al mee. In opdracht van Democratie in Actie sprak ik zestien betrokkenen uit zeven gemeenten voor een tussenevaluatie. Wat waren hun ervaringen? 

Lokale democratie is meer dan politiek. Raad, college, ambtenaren en inwoners geven dat samen vorm. De scan helpt dat duidelijk maken. En beter maken.” (Jan Commandeur, griffier Drechterland)

Een goed begin
Het begint met een startgesprek. Vertegenwoordigers van raad, college, organisatie en inwoners bespreken daarin waarom en hoe de scan wordt ingezet. En verkennen ook al de eerste beelden van de lokale democratie in hun gemeente. “De inwoners hadden frisse meningen. En ze hielden ons af van de systeempraat. Daarmee was het startgesprek al een mooi resultaat op zich.” (Arnout van Kooij, griffier IJsselstein).

Vervolgens kunnen alle betrokkenen online de vragen gaan beantwoorden. Maar hoe bereik je de inwoners? Dat kan via sociale media, website en krant. Of met speciale publieksacties. “We sloten hierbij zoveel mogelijk aan bij onze inwoners, vanuit de boodschap: 'We willen als gemeente graag samen met u optrekken.” (Wouter Ernes, griffier Waalre).

In het draaiboek staan allerlei tips voor het traject. En er is een externe begeleider - vaak een ervaringsdeskundige - die helpt: “Mijn rol als begeleider is onder meer goed uitdragen dat het niet eng is om inwoners te bevragen. Inwoners vinden het fijn. En ik heb leuke voorbeelden van hoe je inwoners bereikt.” (Josee Gehrke, oud-griffier De Wolden).

Hoe werkt die scan?
De Quick Scan Lokale Democratie brengt in kaart hoe raadsleden, ambtenaren, collegeleden en inwoners met elkaar om (willen) gaan. En hoe dat beter kan.
Aan de vragenlijst kun je vier eigen vragen toevoegen. Iedereen beantwoordt vragen over zaken als communicatie, burgerparticipatie en overheidsparticipatie. Raad, college en ambtenaren vullen ook vragen in over hun interne (samen)-werking. “Ondanks de bestuurlijke insteek, zie je er in terug dat het is opgezet met kennis en liefde voor het lokaal bestuur.” (Wouter Ernes, griffier Waalre).
Vervolgens krijg je een rapport waarin je ziet hoe die vier groepen kijken naar verschillende democratische aspecten. Een prima startpunt om - in samenspraak met inwoners - de lokale democratie te versterken. “Een mooi instrument om het goede gesprek met elkaar te voeren“ (Jasper Loots, begeleider).

Vier perspectieven
De scan is snel en gratis, maar niet vrijblijvend:
Je vraagt inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden om hun meningen en inzichten. Daar moet je vervolgens ook echt mee aan de slag. Maar de oogst is groot, en je kunt in een jaar echt stappen zetten (Jannie Rijkaart, directie-adviseur Oldambt).

In het rapport staat per vraag hoe de vier groepen ernaar kijken (zie voorbeeldfiguur). “Goed dat het dan zwart-op-wit staat. Het maakt veel inzichtelijk en draagt bij aan bewustwording binnen de gemeente.” (Judith van Niekerk, begeleider). Daarbij staan steeds ook - als referentie - de gemiddelde uitkomsten uit gemeenten die eerder de scan deden. “Dat kan helpen bij het bepalen van de urgentie van je uitkomsten.” (Johan Janssen, griffier Zeist). Maar het zijn geen normen of streefcijfers. Want hoe het democratisch samenspel moet verlopen, dat bepaalt u samen in én voor uw gemeente.

Voor belangrijke democratische thema’s krijg je een top 3 van de lokale prioriteiten. “De top-3’s dwingen tot keuzen, geven focus in de veelheid van informatie.” (Anka Visser, begeleider).

Voorbeeld top 3 prioriteiten om de communicatie te verbeteren:
1. duidelijker maken hoe inwoners kunnen meepraten over gemeentebeleid.
2. meer variatie in communicatiekanalen (zoals sociale media, website, krant,  bijeenkomsten).
3. een actieve open luisterende houding van raad, college en ambtenaren.

Bij elke prioriteit staat een advies voor hoe je daar mee verder kunt. “Die adviezen zijn handig voor mensen die wat minder in de materie zitten, maken inzichtelijk wat je kunt doen.”
(Arnout van Kooij, griffier IJsselstein).

Samen er chocola van maken...
De resultaten worden in een tweede bijeenkomst besproken. “We hadden twee keer een goed gesprek tussen raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners. Dat was nieuw voor ons. Heel waardevol. Dat blijven we organiseren.” (Els Holsappel, interim-projectleider bestuurlijke vernieuwing Dalfsen). Net als bij de start is daar een externe begeleider bij. “Doordat een externe het gesprek begeleidde, kwamen alle vier de groepen in het gesprek goed aan bod.” (Jannie Rijkaart, directie-adviseur Oldambt). De begeleider helpt met in- en uitzoomen: “Bewaak dat ze niet op één punt heel diep gaan graven, zorg dat je het overzicht behoudt.” (Judith Harmsen, begeleider). “Er zitten altijd fijne en minder fijne uitkomsten bij. Ik help focussen op het enthousiasme en de mogelijkheden.” (Josee Gehrke, oud-griffier De Wolden).

… en aan de slag
De verbeterpunten die voortvloeien uit de scan verschillen natuurlijk sterk per gemeente. Vaak gaat dat om burger-participatie, zoals inwoners meer laten meebeslissen over wat er gebeurt in hun buurt of meer doen om speciale doelgroepen te betrekken bij beleid. Beter omgaan met maatschappelijke initiatieven is voor veel gemeenten ook een prioriteit. Dat gaat vaak om behoefte aan duidelijke procedures, spelregels en een aanspreekpunt voor initiatiefnemers. Maar ook om aandacht en waardering van raads- en collegeleden. De scan brengt dat allemaal in beeld. En daarna kun, moet, je samen aan de slag! “Weet dat het werk is. De scan kan snel, maar het werk komt erna. Dat leidt wel ergens toe: goede discussies over rollen en samenspel. Democratie in Actie!” (Jan Commandeur, griffier Drechterland). 

  • Klik hier voor een video over hoe de Quick Scan Lokale Democratie werkt
  • Klik hier voor een video over ervaringen van gemeenten met de Quick Scan.