Van het uploaden van respondentengegevens tot het toevoegen van maatwerkvragen en het versturen van uitnodigingen. In deze handleiding vindt u alle informatie om in uw gemeente de Quick Scan Lokale Democratie uit te voeren. 

Mocht u nog vragen hebben kunt u contact opnemen via diaservicepunt@vng.nl of 06-28359744.

Wilt u meteen aan de slag met het klaarzetten van de Quick Scan, dan vindt u hier de stappen. Meer informatie en uitleg over het dashboard vindt u in de volgende secties.

TIP vooraf: check of het e-mailadres met de extensie @quickscanlokaledemocratie.nl op de whitelist kan worden gezet. Er worden in één keer veel e-mails van hieruit naar de gemeente gestuurd, wat gezien kan worden als spam.

Stap 1: Respondenten uploaden
Upload uw respondentenbestand bij ‘Respondenten toevoegen’.

Stap 2: Maatwerkvragen toevoegen
Voeg de (maximaal 4) maatwerkvragen toe bij ‘Maatwerkvragen’.

Stap 3: Vragenlijstinstellingen
Staat de vragenlijst open? Check of de ‘vragenlijst is gepubliceerd’ optie op JA staat. Zodra de vragenlijst moet worden gesloten, zet u de instelling ‘vragenlijst is gepubliceerd’ op NEE

Stap 4: Uitnodigingen klaarzetten
Er is een standaardtekst opgenomen in de uitnodigingsmail. Deze kunt u desgewenst aanpassen. Dit kan per doelgroep een andere tekst zijn. Per doelgroep zult een nieuwe tekst moeten opnemen. Verstuur vervolgens alle respondenten een uitnodiging om de vragenlijst in te vullen.

Stap 5: Publieke link gebruiken
Als u gebruik wil maken van bijvoorbeeld social media-kanalen om inwoners uit te nodigen voor het invullen van de vragenlijst, gebruik dan de publieke link en knip/plak deze in een bericht.

Per e-mail heeft u een link ontvangen. Wanneer u op deze link klikt wordt u automatisch naar de volgende website doorgelinkt: ww.quickscanlokaledemocratie.nl

U krijgt vervolgens de mogelijkheid een eigen wachtwoord in te stellen. Zodra u dit heeft gedaan wordt u doorgestuurd naar het dashboard van de Quick Scan Lokale Democratie.

Wachtwoord vergeten?
Bent u uw wachtwoord vergeten, klik dan in het menu via de website van www.quickscanlokaledemocratie.nl op de knop “Inloggen”. Onder het veld wachtwoord vindt u de link wachtwoord vergeten.

Eenmaal op de website ingelogd ziet u direct uw dashboard. Via dit dashboard navigeert u gemakkelijk naar de verschillende onderdelen voor het uitvoeren van de Quick Scan Lokale Democratie. In de volgende hoofdstukken worden deze knoppen verder toegelicht.

Het dashboard bestaat uit de volgende knoppen:

Respondenten toevoegen
Hier vindt u de uploadfunctie om de door u verzamelde respondenten middels een importbestand te uploaden.

Uitnodigingen versturen
Hier kunt u uitnodigingen aanpassen en versturen.

Publieke link
Hier vindt u de openbare link die verspreid kan worden via sociale media of andere kanalen.

Herinnering versturen
Hier kunt u herinneringen aanpassen en versturen.

Maatwerkvragen
Hier kunt u maatwerkvragen aan de standaard vragenlijst toevoegen.

Instellingen vragenlijst
Hier kunt u de vragenlijstinstellingen aanpassen.

Statistieken
Hier vindt u een lijst van het aantal respondenten en email statistieken.

Rapport
Hiermee kunt u het rapport als web versie in uw browser bekijken.

Downloads
Hier heeft u de mogelijkheid tot het downloaden van de rapportage, tabellenbijlage, open antwoorden en e-mailadressen.

Mijn account
Hier beheert u uw accountgegevens.

Beveiliging
Hier kunt u de two-factor authenticatie (TFA) instellen.

Het format (excel) voor het maken van een importbestand kunt u downloaden via deze knop. Hierin kunt u contactgegevens verzamelen van de doelgroepen die bevraagd gaan worden in de Quick Scan Lokale Democratie.

Respondenten kunnen maar één rol (inwoner, raad, college, ambtenaar) toebedeeld krijgen. Bestaat er een e-mailadres met meerdere rollen dan kan het systeem in de war raken.

Uploaden respondenten bestand
Om respondenten toe te voegen drukt u in het dashboard op de knop ‘Respondenten toevoegen’. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om het importbestand te uploaden. Let er daarbij op dat het bestand is opgeslagen als Excel bestand.

Zodra de import succesvol is verwerkt, ziet u op het scherm een melding met daarin vermeld het aantal e-mailadressen dat is geïmporteerd. Mocht de import niet zijn geslaagd, ziet u een foutmelding. U kunt vervolgens, eventueel na aanpassen van het Excel bestand, de import nogmaals starten.

Om respondenten uit te nodigen drukt u in het dashboard op de knop ‘Uitnodigingen versturen’.
Het versturen van herinneringen werkt op dezelfde manier, onder de knop "Herinnering versturen".

Uitnodigingstekst
De uitnodigingstekst staat al zo goed als klaar. Dit is de tekst zoals een respondent deze in zijn of haar mailbox zal ontvangen. Hierbij wordt de aanhef per respondent automatisch gegenereerd met behulp van de aanhef uit het importbestand. Ook de persoonlijke link wordt door het systeem automatisch ingevoegd. U heeft de mogelijkheid om de tekst aan te passen en eventuele additionele informatie toe te voegen.

Let op!: Laat *|PERSOONLIJKE LINK|* in de uitnodiging staan! Dit is een ‘placeholder’ die tekst en link ophaalt specifiek voor dat account. Als die weggehaald wordt, wordt de link niet meegestuurd.

Let op!: De uitnodigingstekst wordt niet opgeslagen. Wilt u verschillende teksten voor de verschillende doelgroepen versturen, sla de teksten op in een Word document waarna u ze kopieert in het tekstvlak. De uitnodigingen moeten dan handmatig, worden verstuurd.

Onderwerpregel
Het onderwerp van de e-mail is voor ingevuld met een standaard tekstregel. U heeft de mogelijkheid om deze regel te wijzigen.

Reply adres
Hier vult u het e-mailadres in van degene (waarschijnlijk bent u dit zelf) waar eventuele reacties van respondenten op de uitnodiging naar verzonden zullen worden. Dit reply e-mail adres wordt automatisch ingevuld in het “Aan” veld in de e-mail op het moment dat een e-mail wordt samengesteld.

Uitnodigingen
Wanneer voor al uw doelgroepen de onderwerpregel, het reply-to e-mailadres en de afsluiting hetzelfde zijn, kunt u de uitnodigingen voor alle doelgroepen tegelijk versturen. U zet dan bij de vraag ‘Welke doelgroep wilt u uitnodigen?’ een vinkje voor iedere doelgroep.

U kunt er ook voor kiezen om het reply-to e-mailadres, de onderwerpregel en/of de afsluiting afhankelijk van de doelgroep aan te passen. Zet bijvoorbeeld alleen een vinkje voor de doelgroep ‘Ambtenaar’ en bewerk de aanpasbare velden met een tekst specifiek alleen voor deze doelgroep.

Wanneer u alles voor een laatste keer gecontroleerd heeft, kunt u op ‘Verstuur uitnodiging’ klikken. De uitnodigingen worden nu verstuurd. Waren deze uitnodigingen maar voor één of enkele doelgroepen, dan kunt u nu op dezelfde wijze een uitnodiging klaarzetten voor de resterende doelgroepen. Let er daarbij wel op dat u een vinkje zet bij de juiste doelgroep voordat u deze opnieuw verstuurt.

Herinneringen
Herinneringen worden alleen verstuurd aan respondenten die nog niet zijn begonnen met de vragenlijst.

Afmelden
Respondenten die een uitnodiging in hun mailbox ontvangen, hebben in deze e-mail de mogelijkheid om zich af te melden. Het kan daardoor zijn dat het aantal geüploade respondenten uiteindelijk niet overeenkomt met de maximale respons.

Met behulp van de publieke link kunt u anonieme respondenten uitnodigen deel te nemen aan de Quick Scan. Deze link leidt naar de vragenlijst voor inwoners en is dus niet door raadsleden, collegeleden en ambtenaren te gebruiken.

De link die u vervolgens op deze pagina ziet kunt u “knippen en plakken” in bijvoorbeeld een e-mail of een bericht op social media.

Respondenten die deze link gebruiken voor het invullen van de vragenlijst blijven anoniem, tenzij de respondent op eigen verzoek een e-mailadres achterlaat. Dit e-mailadres kan dan gebruikt worden om hen op de hoogte te houden van de resultaten.

Let op!: Respondenten die de vragenlijst via de publieke link invullen, kunnen hun antwoorden niet tussentijds opslaan omdat de antwoorden niet zijn gekoppeld aan een account.

U heeft de mogelijkheid om, naast de standaard vragen uit de Quick Scan, maximaal 4 maatwerk vragen voor uw gemeente op te nemen. Om deze toe te voegen klikt u op de knop “Maatwerkvragen toevoegen” via het dashboard.

Vraagtype
U heeft de keuze uit twee verschillende vraagtypen:

  • Open vraag
  • Stelling (Likertschaal)

Doelgroep
U bepaalt zelf door een vinkje te zetten voor een of meerdere doelgroepen aan wie u de vraag wenst te stellen.

Vraag/stelling
Elke vraag start met het beschrijven van de vraag of stelling. Die kunt u in het tekstveld toevoegen.

Toelichting
Hier kunt u een toelichting opnemen voor deze vraag.

Verplicht of niet-verplicht
U kunt aangeven of de respondent de vraag verplicht dient in te vullen. Het vinkje aan betekent dat de vraag verplicht is.

Bewerking na livegang
Wanneer de vragenlijst live staat raden wij aan om de maatwerkvragen niet meer aan te passen. Mocht er toch onverwacht een spelfout ingeslopen zijn, is het wel mogelijk om een kleine aanpassingen te maken. Geef deze tekstuele wijzigingen a.u.b. door aan diaservicepunt@vng.nl, 06-28359744.

Wanneer een maatwerkvraag in zijn geheel verwijderd wordt zal ook de data gewist worden.

De vragenlijst gepubliceerd Ja/Nee?
De vragenlijst is gepubliceerd en openbaar op het moment dat de optie “Ja” is aangevinkt. Wilt u een vragenlijst uitzetten (niet meer openbaar) dan vinkt u de optie “Nee” aan.

Begindatum
Voor het automatisch openstellen van een begindatum van de vragenlijst kunt u een begindatum instellen. Zodra deze datum is bereikt (00:00 uur), wordt de optie “gepubliceerd” automatisch op “Ja” gezet zodat de vragenlijst openbaar wordt.

Herinneringsdatum
Indien u dit wenst, kunt u alle door u uitgenodigde respondenten die nog niet zijn gestart met het invullen van de vragenlijst, automatisch een herinneringsmail versturen. Het vormgeven van de herinneringsmail (tekst) kunt u doen via de pagina “Herinnering versturen”. Via deze instelling kunt de datum instellen waarop deze mail moet worden verzonden.

Sluitingsdatum
Via dit datumveld kunt u instellen op welke datum de vragenlijst moet worden gesloten. Zodra deze datum is bereikt (00:00 uur), is het voor respondenten niet meer mogelijk de vragenlijst te openen.

Hier vindt u een overzicht ­­van statistieken met betrekking tot respondenten en e-mail.

Achter de knop ‘Rapport’ vindt u het rapport als web versie. Het rapport wordt geopend in uw browser.

Bij downloads kunt u het rapport als PDF downloaden. Tevens kunt u hier de tabellenbijlage, open antwoorden en de e-mailadressen downloaden.

Let op!: Het genereren van het rapport is een zwaar werkje en het kan voorkomen dat de pagina niet wordt geladen of u een foutmelding krijgt te zien. Probeer het nogmaals tot u het rapport wel ziet/tot de download begint.

Let op!: Publiceer de open antwoorden niet zonder ze te hebben doorgekeken. Respondenten kunnen eigen persoonsgegevens, of persoonsgegevens van anderen hebben ingevuld.

Bij ‘Mijn account’ kunt u uw account beheren. Hier heeft u de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord of e-mailadres in te stellen.

Voor het wijzigen van uw wachtwoord is het verplicht om uw huidige wachtwoord in te vullen.
Tips om een sterk nieuw wachtwoord in te stellen zijn:

  • ten minste 12 tekens;
  • hoofdletters toevoegen;
  • getallen toevoegen;
  • leestekens toevoegen.

Een extra veiligheidsmaatregel binnen de Quick Scan is het gebruik van een zogenaamde “Two Factor Authentication” (2Fa). Door het gebruiken van de 2Fa stap weet de Quick Scan met een nog hogere betrouwbaarheid dat u degene bent die de Quick Scan wil gebruiken.

Hoe werkt 2Fa?
2Fa zorgt voor een tweede maar eenvoudige inlogstap door de koppeling tussen de Quick Scan en uw mobiele telefoon (of tablet). Door deze koppeling en gebruik van uw eigen mobiele telefoon is de betrouwbaarheid van het inloggen door de juiste persoon zeer hoog.

Wat heeft u hiervoor nodig?
Allereerst een mobiele telefoon waar u een applicatie op installeert die 2Fa mogelijk maakt. Wij adviseren de app “Google Authenticator” (onder die naam te vinden in de app- of playstore). Installeer deze app op de telefoon en ga vervolgens naar de Quick Scan en log in. U wordt vervolgens gevraagd om een code te scannen via de Google Authenticator app op uw telefoon. Door deze code te scannen wordt uw mobiele telefoon verbonden met het account binnen de Quick Scan. Dit is een éénmalige koppeling die u dient aan te brengen.

Een volgende keer inloggen?
Nu uw mobiele telefoon is gekoppeld zal u bij het inloggen in de Quick Scan in het vervolg gevraagd worden een 6-cijferige code in te voeren. Deze code vindt u in de Google Authenticator app op uw mobiele telefoon. Open deze app en zoek de code op. Deze code binnen die app wordt elke minuut ververst. Vul, als de Quick Scan er om vraagt, de 6-cijferige code in waarna u ingelogd bent binnen de Quick Scan.

Onder het kopje ‘statistieken’ kunt u nagaan hoeveel respondenten de vragenlijst hebben ingevuld of er mee bezig zijn. Als een vragenlijst is geopend maar niet afgemaakt (in draft blijft), wordt deze ook hierbij opgeteld.

U heeft zowel tijdens als achteraf niet de mogelijkheid om resultaten van respondenten te wissen. Eventueel kunnen in overleg, achteraf, de resultaten gecontroleerd worden bij een vermoeden dat de open link ‘misbruikt’ is voor bijvoorbeeld een ‘GeenStijl actie’.

Alle respondentengegevens die door u geüpload zijn, worden 3 maanden na sluiting van de vragenlijst automatisch uit de applicatie gewist. De ruwe data (resultaten vragenlijst) worden onbeperkt bewaard, met uitzondering van de opgegeven e-mailadressen. Zorgt u er daarom voor dat u deze e-mailadressen exporteert voordat deze gewist worden 3 maanden na sluiting van de vragenlijst.