Hieronder vindt u de veelgestelde vragen over de Quick Scan. Staat uw vraag er niet tussen? Mail het diaservicepunt@vng.nl of bel 06-28359744.

V: Wie mogen meedoen (raad, college, ambtenaren, inwoners…)?
A: Alle collegeleden. Alle raadsleden en eventuele commissieleden/fractievolgers. Alle ambtenaren die (een beetje) zicht hebben op de interactie met inwoners. Alle inwoners die dat willen.

V: Hoe is de indeling van de vier groepen (raad, college, ambtenaar, inwoner)?
A: De gemeentesecretaris en griffiemedewerkers worden aangemerkt als 'ambtenaar'. De burgemeester wordt aangemerkt als ‘college’. Commissieleden/fractievolgers als ‘raadslid’

V: Wanneer zijn de uitkomsten betrouwbaar / representatief?
A: Het is een foto, geen representatief onderzoek. Er is dan ook geen ‘te behalen’ responspercentage, maar uiteraard is het mooi als per groep zoveel mogelijk mensen meedoen. Voor de gemeente op basis van de uitkomsten acties onderneemt, is het dan ook goed om samen te bespreken en te bepalen hoe breed die meningen worden gedeeld. De uitkomsten zijn een goede basis voor gesprek.

V: Hoe zorgen we dat niet alleen hoger opgeleide grijze mannen meedoen?
A: Door zo breed mogelijk te werven en de uitnodiging voor deelname heel gericht onder diverse doelgroepen te verspreiden. Zie hoofdstuk 3 van de handleiding (“inwoners bereiken”) voor enkele tips. Maar: uiteindelijk is de kans groot dat die mannen - net als in de raad en college - oververtegenwoordigd zijn. Democratie is een ingewikkeld thema dat niet iedereen direct aanspreekt. Ga met de uitkomsten de gemeente in en zoek andere groepen op om daarover door te spreken.

V: Mag er een aselecte steekproef uit BRP worden gedaan om inwoners aan te schrijven voor het invullen van de vragenlijst?
A: U kunt inwoners op woonadres aanschrijven: ‘aan de bewoners van dit adres’. Dit mag niet ‘op naam’. Indien er andere mogelijkheden bestaan om inwoners aan te schrijven dan op naam, is dit niet mogelijk (AVG).

V: Kunnen we uitsplitsen naar leeftijd, doelgroep, buurt, dorp….?
A: Nee. Hier wordt niet naar gevraagd, en we adviseren om daarover ook geen eigen maatwerk-vraag op te nemen. De antwoorden op de vragen kunnen namelijk niet worden uitgesplitst naar leeftijd, geslacht of andere aspecten. Het is een geautomatiseerd rapport. Bovenal: het is geen wetenschappelijk representatief inwonersonderzoek. Je kunt wel met de uitkomsten de wijken/buurten/straten in en met de verschillende groepen bespreken of zij de uitkomsten herkennen of er anders over denken. Dan bereikt u ook de mensen die nooit meedoen aan onderzoeken.

V: Kunnen we de vragen ook schriftelijk invullen?
A: Ja, dat kan, maar alleen door inwoners. Vraag hiervoor de printbare inwonersversie op bij diaservicepunt@vng.nl. Wel is het dan nodig dat een medewerker van de gemeente de antwoorden via de publieke link invult in de online tool.

V: Kunnen we de vragen aanpassen?
A: Nee, dit kan niet. De vragen staan in het systeem en het is niet mogelijk hier toevoegingen of aanpassingen aan te doen. Wel kunnen opmerkingen op de vragen(lijst) worden doorgegeven aan diaservicepunt@vng.nl. Deze worden gebruikt voor een toekomstige evaluatie.  

V: Waarom maximaal 4 maatvragen, en waarom alleen open vragen of stellingen?
A: We willen voorkomen dat de vragenlijst te lang wordt, en daardoor niet meer wordt ingevuld of afgerond door respondenten. Alleen open vragen of stellingen omdat het formuleren van een goede meerkeuzevraag met duidelijke en niet-overlappende antwoordcategorieën echt heel moeilijk is. Het formuleren van stellingen of open vragen is minder ingewikkeld. NB. maatwerk-vragen worden als apart blok aan het eind van lijst toegevoegd.

V: Waarom staan alleen de positieve scores in de figuren?
A: Om de hoeveelheid informatie te beperken en overzichtelijk te presenteren. De neutrale of negatieve antwoorden kunt u nazoeken in het tabellenrapport.

V: Hoe is het totaalbeeld per thema (de spin in het rapport) berekend?
A: Per groep (raadsleden, ambtenaren, collegeleden en inwoners) is per thema het groepsgemiddelde berekend van positieve scores. Elke groep telt voor 25% mee in het totaalbeeld per thema. Als we het gemiddelde van alle respondenten (ongeacht groep) zouden presenteren, zou de mening van het kleine aantal collegeleden wegvallen tegen het vaak grote aantal ambtenaren en inwoners.

V: Hoe beoordelen we de uitkomsten? Hoe weten we of we voldoende scoren?
A: Er zijn geen streefcijfers of scherpe normen voor democratie! Het referentiecijfer is er enkel om wat reliëf te geven aan de uitkomsten van uw gemeente. U bepaalt zelf samen wat een passend lokaal samenspel is, en wat daarvoor in uw gemeente (nog) nodig is. De scan is een kwalitatieve foto die meningen inventariseert. U bepaalt zelf met elkaar welke uitkomsten oproepen tot actie of verdieping. Vaak zal dat zijn als er weinig mensen positief over zijn. Maar het kan zijn dat iedereen best positief is over een onderdeel, maar er toch graag verder aan sleutelt.

V: Hoe komt het referentiecijfer tot stand?
A: Om uw uitkomsten wat reliëf te geven, staan in het rapport - bij wijze van referentie - de gemiddelde oordelen van alle raadsleden, ambtenaren, etc. uit de gemeenten die tot dan toe de scan invulden. Daarbij is geen onderscheid gemaakt naar regio, gemeentegrootte etc. Uiteraard is dat referentiecijfer geen norm of streefcijfer! (zie de vorige vraag).
Voor de fijnproever. De referentiecijfers voor inwoners (respectievelijk raadsleden, ambtenaren of collegeleden) zijn als volgt berekend: eerst zijn per deelnemende gemeente voor de betreffende vraag de gemiddelde scores van de inwoners uit die gemeente berekend. Vervolgens is over al die gemiddelden van alle deelnemende gemeenten de totale gemiddelde score van inwoners berekend. Dat is het referentiecijfer.Het referentiecijfer is dus niet de gemiddelde score van alle individuele inwoners die de scan tot dan toe invulden. Anders zou het oordeel van inwoners uit kleinere gemeenten, met vaak een klein aantal inwoners, wegvallen tegen dat van de vaak grotere aantallen inwoners van grote gemeenten.

V: Is het rapport openbaar?
A: De gemeente moet natuurlijk de resultaten delen met de gemeenschap. De gemeente gaat er zelf over hoe en in welke vorm de uitkomsten naar buiten gebracht worden. Dat kan dus ook een oplegger, infographic o.i.d. zijn. Let op: het is niet verstandig de bijlage met open antwoorden te publiceren (daar kunnen mensen privacygevoelige dingen hebben ingevoerd!). Na afloop stuurt de gemeente de verbeteragenda naar diaservicepunt@vng.nl. De verbeteragenda’s worden op de DIA-site ontsloten.

V: Wat doen VNG en BZK met de uitkomsten?
A: De Quick Scan is geen landelijke monitor en zeker geen vorm van bestuurskrachtmeting. Niemand krijgt op respondentniveau inzicht in de uitkomsten. BZK en VNG kunnen in overleg met u de uitkomsten in uw gemeente gebruiken om u verder te helpen. Verder kunnen BZK en VNG de uitkomsten op geaggregeerd niveau (niet uitgesplitst naar gemeente) gebruiken om inzicht te krijgen in wat ‘in den lande’ zoal speelt.

V: Hoe zit het met de rollen van de verschillende betrokkenen?

  • de trekker is vanuit de gemeente aanspreekpunt voor DiA en de begeleider, en regelt praktische en organisatorische aspecten van het traject.
  • de begeleider helpt en houdt het proces op gang, vanaf de voorbereiding op het startgesprek tot en met het agenderingsgesprek. De begeleider adviseert over het proces en ziet daar op toe. Hij/zij is nadrukkelijk niet de trekker en niet de inhoudelijk deskundige. Hij/zij helpt bewaken dat iedereen zijn rol pakt en het doel voor ogen houdt en zal problemen signaleren, maar niet oplossen.
  • de gemeentelijke begeleidingscommissie (vertegenwoordigers van raad, college, organisatie en inwoners) is procesverantwoordelijk. Zij zorgen - daarin ondersteunt door de trekker - voor draagvlak voor deelname én bereidheid om samen met de resultaten aan de slag te gaan en steunen en bewaken het vervolgtraject.
  • het DiA-servicepunt is beschikbaar voor praktische, technische en inhoudelijke vragen rond of naar aanleiding van de Quick Scan.

V: Hoe komen gemeenten tot een vertegenwoordiging van de raad voor de Quick Scan?
A: De vertegenwoordiging van de raad moet in verhouding staan tot de vertegenwoordiging van de andere groepen. De vertegenwoordiging vanuit de raad kan op basis van verhoudingen in de raad (zetels, oppositie/coalitie) of op basis van vertegenwoordiging van een taak (presidium, werkgeverscommissie, werkgroep bestuurlijke vernieuwing o.i.d.). Het is aan de gemeente om hierin zelf keuzes te maken.

V: Wordt de gehele ambtelijke organisatie uitgenodigd of is het verstandig een selectie te maken?
A: Het is aan de gemeente zelf om dit te bepalen. Het is handig als het ambtenaren zijn die (een beetje) zicht hebben op de interactie met inwoners

V: Ik heb het importbestand geüpload. Hoe weet ik of dat goed is gegaan?
A: Onder de tegel 'Statistieken' op het dashboard ziet u hoeveel respondenten zijn geüpload.

V: De publieke link werkt niet.
A: Controleer of de vragenlijst gepubliceerd (open) staat. Dit doet u onder de tegel 'Instellingen vragenlijst'.

V: Is er een open link voor raad, college en ambtelijke organisatie?
A: Er bestaat alleen een publieke link voor inwoners. Om er zeker van te zijn dat men met de juiste rol de vragenlijst invult, is ervoor gekozen de interne groepen persoonlijk uit te nodigen.