Fijn dat u als gemeente meedoet met de Quick Scan Lokale Democratie! Hier vindt u informatie over het traject, wat er bij komt kijken, welke documenten van belang zijn en verdere tips voor een goed verloop.

Het Quick Scan-team wenst u veel plezier en succes. Neem bij vragen contact op met het DiA-servicepunt via diaservicepunt@vng.nl of 06-28359744.

Hieronder vindt u informatie over de doelen van de Quick Scan, een overzicht van het traject en de verschillende rollen en spelers die erbij komen kijken.

Doelen van de Quick Scan:

  • Verzamelen van beelden om het gesprek op gang te brengen tussen raad, college, ambtenaren en inwoners over de lokale democratie.
  • Gezamenlijk aan de slag gaan met de verbeteragenda.

De Quick Scan Lokale Democratie…

  • is een kort zelfonderzoek
  • haalt meningen en wensen op
  • is geen waarheidsvinding en niet representatief
  • is onderdeel van een langer proces (een middel, geen doel op zich)
  • is het begin van een proces van (mogelijke) veranderingen en niet het eindstation

Overzicht van het proces

De volgende hoofdstukken op deze pagina corresponderen aan deze stappen, waarin elke stap nader wordt toegelicht.

1. Voorbereiding
Er is voldoende draagvlak en commitment om met de Quick Scan aan de slag te gaan. Ook zijn het deelnameformulier en de verwerkersovereenkomst getekend.

2. Startgesprek
Eerste gesprek bij de gemeente over de wensen, verwachtingen en mogelijkheden ten aanzien van de Quick Scan en om na te gaan hoe de scan voor de gemeente zo effectief mogelijk kan zijn.

3. De vragenlijst openstellen
Er is nagedacht over hoe er intern en extern over deelname aan de Quick Scan wordt gecommuniceerd. De gemeentelijke begeleidingscommissie formuleert eventueel maximaal vier maatwerkvragen die aan de vragenlijst kunnen worden toegevoegd. Vervolgens zet de trekker de vragenlijst klaar en zet de Quick Scan online (open).

4. Agenderingsgesprek
De begeleiders vanuit het programma DiA en de begeleidingscommissie van de gemeente komen bij elkaar om het rapport te bespreken. Hierbij ondersteunen de begeleiders de gemeente in het aanmaken van een eerste prioritering van punten voor de verbeteragenda.

5. Verbeteragenda
De trekker werkt de verbeteragenda uit en stuurt een versie naar DiA-servicepunt.

Rollen en spelers

Trekker
Aanspreekpunt vanuit de gemeente voor DiA en de procesbegeleider. Regelt praktische en organisatorische aspecten van het traject.

Begeleidingscommissie
De gemeentelijke begeleidingscommissie (vertegenwoordigers van raad, college, organisatie en inwoners) is procesverantwoordelijk. Zij zorgt - daarin ondersteund door de trekker - voor draagvlak voor deelname én bereidheid om samen met de resultaten aan de slag te gaan en steunt en bewaakt het vervolgtraject.

Procesbegeleider
Helpt en houdt het proces op gang, vanaf de voorbereiding op het startgesprek tot en met het agenderingsgesprek. De procesbegeleider adviseert over het proces en ziet daarop toe. Hij/zij is nadrukkelijk niet de trekker en niet de inhoudelijk deskundige. Hij/zij helpt bewaken dat iedereen zijn rol pakt en het doel voor ogen houdt en zal problemen signaleren, maar niet oplossen.

DiA-servicepunt
Beschikbaar voor praktische, technische en inhoudelijke vragen rond of naar aanleiding van de Quick Scan via diaservicepunt@vng.nl of 06-28359744.

Om ervoor te zorgen dat de verwachtingen aan alle kanten gelijk zijn, is een goede start en voorbereiding noodzakelijk. Er zijn twee cruciale factoren nodig om het traject van de Quick Scan goed te laten verlopen:

Draagvlak en commitment

De Quick Scan betrekt intern bij de gemeente drie groepen: de raad, de ambtelijke organisatie en het college. Het is van belang dat alle groepen bereid zijn mee te doen, en om de Quick Scan in te vullen. In het start- en agenderingsgesprek wordt een vertegenwoordiging van deze drie groepen, plus van inwoners verwacht. Dit om de stem van alle groepen mee te nemen in het gesprek over de lokale democratie. Het is lastig voor een groep om op een later moment in te stromen. Vandaar dat de aanwezigheid en commitment vanaf het begin erg belangrijk is.

Duidelijke taakverdeling

Bedenk wie vanuit de gemeente de trekker is. Dus wie de datum van de gesprekken afstemt met DiA, de inloggegevens krijgt tot de online omgeving, de Quick Scan klaar zet, maatwerkvragen toevoegt, de Quick Scan verstuurt, etc. Veelal is dit de griffier. De trekker wordt ondersteund door de gemeentelijke begeleidingscommissie en het DiA-servicepunt.

Checklist voor trekkers

Klik hier voor een overzicht van de handelingen van de trekker. 

Deelnameformulier

Vóór de start vult u het deelnameformulier en de verwerkersovereenkomst in. De informatie daarin geeft houvast aan dit traject, maar ook aan het vervolg. We vragen de burgemeester en griffier om het deelnameformulier te ondertekenen en zo hun commitment te laten zien.

Het startgesprek is het begin van het traject van de Quick Scan.

Het is belangrijk dat het deelnameformulier is ingevuld en ondertekend vóór het startgesprek.

Voorbereiding startgesprek

Stuur de gemeentelijke begeleidingscommissie een uitnodiging met de voorbereidende vragen. De informatie die u als bijlage mee kunt sturen vindt u hier.

U kunt er voor kiezen vooraf aan het startgesprek als begeleidingscommissie bijeen te komen om het gebruik van de Quick Scan te bespreken en hoe er het beste invulling aan kan worden gegeven. De volgende punten kunnen worden besproken om het traject en het vervolg helder in kaart te brengen:

  1. Bedenk vooraf wat er gaat gebeuren als de Quick Scan klaar is. Zorg dat u als trekker hiervoor niet als enige verantwoordelijk bent. De Quick Scan Lokale Democratie levert geen feiten en eindoordelen op, maar inventariseert wensen en meningen. Die moeten vervolgens gezamenlijk worden besproken om daaraan betekenis te geven: wat leert dit ons over onze lokale democratie, en op welke punten willen wij aan de slag om dit verder te verbeteren?
     
  2. Bepaal met de begeleidingscommissie dan ook vooraf hoe je straks omgaat met de uitkomsten:
    kijkt de groep dan eerst naar het rapport, of bespreken jullie het rapport direct in een breed gezelschap?
  • op welke manier informeert u alle respondenten over de uitkomsten?
  • op welke manier gaat u met raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners in gesprek over de uitkomsten – en vervolgens daarmee aan de slag? Wat zijn logische momenten om bij aan te haken?
  1. Plan tijdig het agenderingsgesprek met uw procesbegeleider. De opzet en invulling daarvan wordt samen met uw procesbegeleider bepaald.
     
  2. Het rapport is openbaar (behalve het open antwoorden rapport!). Bedenk ook vooraf hoe je de resultaten naar buiten brengt. Dat kan via een persbericht of een infographic van de belangrijkste uitkomsten. Ga op basis daarvan op locatie in gesprek met inwoners, samen met raadsleden, ambtenaren en collegeleden. Dat kan centraal, of door juist de wijken/dorpen/kernen te bezoeken en in gesprek gaan over of zij zich herkennen in de uitkomsten en wat dit betekent voor het verder verbeteren van het samenspel.

Klaarzetten van de Quick Scan

Het uitvoeren van de Quick Scan regelt de interne trekker zelf via het digitale portal. Daar kunt u (indien gewenst) maatwerkvragen toevoegen aan de vragenlijst, bepalen welke respondenten een uitnodiging ontvangen voor de vragenlijst, hun contactgegevens inladen, de uitnodigingen en rappels verzenden en het rapport genereren en downloaden. Nadere informatie en aandachtspunten vindt u in de technische handleiding.

Wanneer het instrument voor u beschikbaar is ontvangt u een link waarmee u kunt inloggen op de online omgeving (het dashboard). Reserveer circa twee uur om rustig alle eventuele maatwerkvragen in te voeren en de respondenten via het dashboard uit te nodigen. Daarna kunt u de scan ‘open’ stellen.

Goed om te weten: Het beantwoorden van de vragen duurt ongeveer 15 minuten. De deelnemers die worden uitgenodigd kunnen de vragenlijst tussentijds opslaan om later verder te gaan. De deelnemers (inwoners) die de vragenlijst via de publieke link invullen, kunnen de vragenlijst niet tussentijds opslaan. 

Respondenten selecteren en werven

Alle collegeleden (burgemeester en wethouders) en raadsleden worden gevraagd mee te doen. Verzamel alvast hun e-mailadressen.

Bedenk welke ambtenaren de scan gaan invullen. Het is handig als het ambtenaren zijn die (een beetje) zicht hebben op de interactie met inwoners. Verzamel alvast hun e-mailadressen.

Bedenk tijdig hoe u inwoners gaat bereiken om de scan in te vullen (zie hieronder het kopje inwoners bereiken voor tips).

Er is geen maximumaantal mensen dat de scan mag invullen. Er is ook geen minimum. Maar uiteraard geldt: hoe meer mensen de vragenlijst invullen, hoe meer zeggingskracht de uitkomsten hebben.

Hier vindt u voorbeeldteksten voor interne en externe aankondigingen/uitnodigingen voor de Quick Scan.

Inwoners bereiken

Direct per mail
Als u van inwoners e-mailadressen hebt die mogen worden gebruikt, dan kunt u hen via de tool direct en persoonlijk uitnodigen. Misschien heeft u bijvoorbeeld e-mailadressen van inwoners die eerder contact hadden met de gemeente en die hebben aangegeven via dit e-mailadres benaderd te willen worden voor enquêtes. Misschien is er een internet-panel van inwoners die meedenken met de gemeente. Uw gemeente is zelf verantwoordelijk voor het regelen van de toestemming voor het gebruik van dergelijke gegevens!

Algemene oproep om deel te nemen
U kunt ook een algemene aankondiging verspreiden onder de inwoners. (zie  voorbeeldtekst). U kunt inwoners daarin melden dat u de scan gaat doen en vragen om zich per e-mail aan te melden voor deelname.

Een andere optie is dat u via een open oproep (bijvoorbeeld via de website, facebook, twitter, of lokale krant) inwoners laat deelnemen. Daarvoor wordt in het portal automatisch een internet-link (publieke link) aangemaakt. Die link kunt u kopiëren en invoegen in brief, krantenbericht, sociale medium en/of website. Met die link kan eenieder die wil de vragenlijst voor inwoners invullen.

NB Bij de algemene link is geen herinneringsmail mogelijk en wordt de voortgang niet opgeslagen.

Combinatie van direct mailen en algemene oproep
 kunt een van beide manieren kiezen. Maar beter nog is het om indien mogelijk beide methoden te combineren en dus inwoners zowel direct per e-mail benaderen (die inwoners waarvan u e-mailadressen hebt) én tegelijkertijd werken met een algemene internet-link (voor de inwoners die u niet direct per e-mail uitnodigt).

Enkele tips om inwoners direct te benaderen
1. Denk aan mensen die betrokken waren bij een visie- of participatietraject, en/of aan vertegenwoordigers van dorps- of wijkraden, van cliëntenraden etc. Let er wel op dat u hen uitnodigt op persoonlijke titel (benader hen niet als vertegenwoordiger van de dorpsraad, spreekbuis van de buurt etc.)!

2. Raadsleden/collegeleden/ambtenaren kunnen - in (of kort voor) de periode waarin de scan online staat - individueel of in wisselende duo’s de straat op gaan en zonder veel voorbereiding met inwoners spreken over vragen als: “Wat gaat er goed, wat moet er beter en hoe kunnen gemeente en inwoners beter samenwerken”. De resultaten van dat gesprek kun je betrekken bij de uitkomsten van de scan. Na dat gesprek kun je de inwoners uitnodigen de scan in te vullen (en een kaartje geven met de internet-link).

3. Je kunt scholen vragen om hier een les-thema van te maken. Raadsleden kunnen in de klas vertellen wat zij zoal doen. Vervolgens kunnen scholieren eropuit gaan en met inwoners (en/of speciale doelgroepen) in gesprek gaan over de samenwerking binnen de gemeente.

4. Je kunt in duo’s van raadsleden en ambtenaren op bezoek bij maatschappelijke initiatiefnemers en in gesprek gaan over hun ervaringen over de gemeente. De resultaten van dat gesprek kun je betrekken bij de uitkomsten van de scan. Na dat gesprek kun je de initiatiefnemers uitnodigen de scan in te vullen (en een kaartje geven met de internet-link).

5. Zet in de wachtruimte bij de balies van het gemeentehuis enkele computers waarop de Quick Scan gereed staat en verleid mensen die wachten op hun afspraak om ondertussen de vragenlijst even in te vullen.

6. Gebruik social media. Vraag aan collegeleden, raadsleden, ambtenaren en betrokken inwoners om de link te verspreiden in hun netwerk en op bijvoorbeeld buurtapps.

7. Een aselecte steekproef doen op woonadres en dus per brief de 'bewoners van het adres' vragen deel te nemen aan de vragenlijst/scan. Aanschrijven mag niet op naam (AVG).

Over de vragenlijst

Klik hier om de vragenlijst te bekijken

Opbouw vragenlijst
De vragenlijst bestaat uit 4 thema’s. Er zijn twee vragenlijsten: één voor inwoners (thema 2,3,4), en één iets langere voor ambtenaren, raadsleden en collegeleden (inclusief thema 1).

1. Raad, college en organisatie: hoe goed werken zij en hoe goed werken ze samen?
2. Communicatie: werkt de gemeente open en transparant en wordt goed geluisterd naar inwoners?
3. Burgerparticipatie: hoe worden inwoners betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen?
4. Overheidsparticipatie: hoe gaat de gemeente om met maatschappelijke initiatieven?

De vragenlijst bestaat uit 30 vragen, welke zijn onderverdeeld in 4 soorten vragen.

1. Gewone vragen/stellingen: Voorbeeld: De gemeente gaat goed om met maatschappelijke initiatieven De positieve antwoorden komen in een tabel in het rapport. De overige uitkomsten zijn te zien in het tabellenrapport.
2. Open vragen: Voorbeeld: Hoe kan de democratie in uw gemeente volgens u verder worden verbeterd? Alle antwoorden op deze vragen worden als bijlage bij het rapport geleverd.
3. Actiegerichte vragen: Er zijn 6 vragen met 9 mogelijke concrete verbeteracties over: raad, college, organisatie, communicatie, burgerparticipatie en overheidsparticipatie. Vanuit de antwoorden wordt een top 3 per vraag getoond in het rapport. De overige uitkomsten zijn te zien in het tabellenrapport.
4. Maatwerkvragen: Elke gemeente heeft de mogelijkheid om 4 gemeente specifieke vragen toe te voegen om in te zoomen op vraagstukken die binnen de gemeente spelen. Hieronder staan aandachtspunten daarvoor, zoals het aantal en de type vragen. De uitkomsten van een stelling worden als tabel opgenomen in het rapport. De uitkomsten op open vragen worden als bijlage bij het rapport geleverd.

Maatwerkvragen
U kunt maximaal 4 maatwerkvragen toevoegen aan de Quick Scan.

U kunt de doelgroep van de maatwerkvraag instellen. Als u een vraag alleen aan raadsleden, of alleen aan inwoners wil stellen, kan dat.

U kunt ervoor kiezen om te werken met stellingen of open vragen. Er zijn geen andere soorten vragen mogelijk.

Voorbeelden van stellingen
U kunt stellingen gebruiken om meningen, opvattingen, oordelen of beelden van een bepaalde situatie in uw gemeente te peilen. Respondenten moeten in de vragenlijst aangeven of zij het zeer eens, eens, oneens of zeer oneens met de stelling zijn. Stellingen moeten een zekere ‘stelligheid’ hebben om zinvolle informatie te kunnen opleveren: het is belangrijk om aan respondenten een stelling voor te leggen waarmee ze het ook echt eens of oneens kunnen zijn. Enkele voorbeelden uit de Quick Scan zijn:

  • ‘De gemeenteraad geeft alle inwoners kans om mee te praten over lokale kwesties.’
  • ‘Inwoners en organisaties krijgen voldoende ruimte om ideeën en initiatieven te realiseren.’

Voorbeelden van open vragen
U gebruikt open vragen voor zaken waar u aan respondenten hun eigen antwoord met toelichting wilt laten formuleren. Respondenten kunnen hun antwoorden typen in een antwoordvak onder de vraag. De antwoorden van respondenten worden letterlijk in het rapport weergegeven. Voorbeelden van open vragen zijn:

  • ‘Hoe kan de democratie in uw gemeente volgens u verder worden verbeterd?’
  • ‘Kunt een praktijkvoorbeeld geven waarbij samenwerking tussen gemeente en inwoners volgens u democratisch is verlopen?’

Vragenlijst sluiten en rapport genereren

Wanneer de vragenlijst is gesloten, wordt automatisch het rapport gemaakt. U heeft tot uw beschikking het hoofdrapport, de tabellenbijlage (cijfers over alle vragen uitgesplitst naar de vier groepen) en het rapport met antwoorden op de open vragen. Als gemeente kunt u zelf de Pdf’s downloaden. Met de procesbegeleider maakt u een afspraak voor een agenderingsgesprek. Tijdens dit gesprek zal de procesbegeleider met u het gesprek aangaan over de resultaten, een aanzet maken voor een verbeteragenda en met u meedenken over de vervolgstappen.

In het agenderingsgesprek worden de uitkomsten van de Quick Scan besproken. Hierbij is het handig om het besluitenlijstje gemaakt in het startgesprek bij de hand te houden als een leidraad voor prioritering. Waar wil uw gemeente mee aan de slag en wat is haalbaar? De uitkomst van het agenderingsgesprek biedt input voor het opstellen van de verbeteragenda.

Klik hier voor de template van de verbeteragenda

Het agenderingsgesprek wordt voorbereid door de procesbegeleider.

Voorbereiding

Het doel van het agenderingsgesprek is om gezamenlijk de resultaten te bespreken en hier in gezamenlijkheid de eerste prioriteiten vast te leggen. Dit alles om voldoende informatie te hebben om de verbeteragenda op te stellen. In sommige situaties kan reeds een start worden gemaakt met de verbeteragenda tijdens het agenderingsgesprek. Dit is echter niet altijd mogelijk.

Werkvorm

Voor de invulling van het agenderingsgesprek worden de onderstaande twee mogelijkheden voorgesteld. De procesbegeleider maakt hier vooraf een keuze in en stemt dit zo nodig vooraf met de trekker.

Optie 1: Plenaire bespreking

  • per thema verdiepen (analyse en duiding) en per thema inventariseren welke verbeteracties/activiteiten prioriteit hebben.
  • komen tot een longlist en/of een (voorlopige) shortlist (van maximaal 5 doelstellingen, veranderingen, acties)
  • afspraken van analyse tot acties: wanneer is de verbeteragenda gevuld, wie gaat dat doen, mag daar nog op worden gereageerd, plechtig moment van maken, etc.

Optie 2: eerst in subgroepen en dan plenair

  • elke subgroep diept een of twee thema’s uit (analyseren en duiding) en bespreekt welke verbeteracties/activiteiten prioriteit hebben
  • subgroepen presenteren bevindingen en daarna wordt plenair gewerkt aan een longlist en/of een (voorlopige) shortlist (van maximaal 5 doelstellingen en bijbehorende acties)
  • afspraken van analyse tot acties: wanneer is de verbeteragenda gevuld, wie gaat dat doen, mag daar nog op worden gereageerd, plechtig moment van maken, etc.

Klik hier voor de format van de verbeteragenda

Na het analyseren en bespreken van de resultaten (zowel het hoofdrapport als de open antwoorden) staat er ‘een beeld’ van de lokale democratie. Er is veel informatie opgehaald en het is de taak aan de trekker en de begeleidingscommissie om hier structuur in aan te brengen. Waar liggen de prioriteiten? Wat is een (verrassende) uitkomst waar meteen actie op kan worden ondernomen?

De resultaten en eerste vervolgstappen worden verwerkt (en verankerd) in de verbeteragenda: een ‘te-doen-lijst’ van democratische vernieuwing.

Gedurende het agenderingsgesprek noteert de trekker verbeterpunten waar de gemeente op korte termijn mee aan de slag kan. De definitieve versie van de verbeteragenda wordt gedeeld met DiA en komt op de DiA-website zodat de verbeteragenda ingekeken kan worden door geïnteresseerden, en gemeenten bij elkaar ‘over de schutting’ kunnen kijken.