Fijn dat je als begeleider een gemeente helpt met het proces van de Quick Scan Lokale Democratie! Hierbij ontvang je informatie over wat daarbij komt kijken, welke documenten van belang zijn en verdere tips voor een goed verloop.

Het Quick Scan-team wenst je veel plezier en succes als begeleider. Neem bij vragen contact op met het DiA-servicepunt via diaservicepunt@vng.nl of 06-28359744.

Doelen Quick Scan:

De Quick Scan Lokale Democratie…

  • …is een kort zelfonderzoek
  • …haalt meningen en wensen op
  • …is geen waarheidsvinding en niet representatief
  • …is onderdeel van een langer proces (een middel, geen doel op zich)
  • …is het begin van een proces van (mogelijke) veranderingen en niet het eindstation

Overzicht van het proces

De volgende hoofdstukken op deze pagina corresponderen aan deze stappen, waarin elke stap nader wordt toegelicht.

1. Voorbereiding
Er is voldoende draagvlak en commitment om met de Quick Scan aan de slag te gaan. Ook zijn het deelnameformulier en de verwerkersovereenkomst getekend.

2. Startgesprek
Eerste gesprek bij de gemeente over de wensen, verwachtingen en mogelijkheden ten aanzien van de Quick Scan en om na te gaan hoe de scan voor de gemeente zo effectief mogelijk kan zijn.

3. De vragenlijst openstellen
Er is nagedacht over hoe er intern en extern over deelname aan de Quick Scan wordt gecommuniceerd. De gemeentelijke begeleidingscommissie formuleert eventueel maximaal vier maatwerkvragen die aan de vragenlijst kunnen worden toegevoegd. Vervolgens zet de trekker de vragenlijst klaar en zet de Quick Scan online (open).

4. Agenderingsgesprek
De procesbegeleider en de begeleidingscommissie van de gemeente komen bij elkaar om het rapport te bespreken. Hierbij ondersteunt de begeleider de gemeente in het aanmaken van een eerste prioritering van punten voor de verbeteragenda.

5. Verbeteragenda
De trekker werkt de verbeteragenda uit en stuurt een versie naar DiA-servicepunt.

Rollen/spelers

Trekker
Aanspreekpunt vanuit de gemeente voor DiA en de procesbegeleider. Regelt praktische en organisatorische aspecten van het traject.

Begeleidingscommissie
De gemeentelijke begeleidingscommissie (vertegenwoordigers van raad, college, organisatie en inwoners) is procesverantwoordelijk. Zij zorgt - daarin ondersteund door de trekker - voor draagvlak voor deelname én bereidheid om samen met de resultaten aan de slag te gaan en steunt en bewaakt het vervolgtraject.

Procesbegeleider
Helpt en houdt het proces op gang, vanaf de voorbereiding op het startgesprek tot en met het agenderingsgesprek. De procesbegeleider adviseert over het proces en ziet daarop toe. Hij/zij is nadrukkelijk niet de trekker en niet de inhoudelijk deskundige. Hij/zij helpt bewaken dat iedereen zijn rol pakt en het doel voor ogen houdt en zal problemen signaleren, maar niet oplossen.

DiA-servicepunt
Beschikbaar voor praktische, technische en inhoudelijke vragen rond of naar aanleiding van de Quick Scan via diaservicepunt@vng.nl of 06-28359744.

Ondersteuning van DiA in het verbetertraject

De Quick Scan is de start van een verbetertraject, of onderdeel van een breder gemeentelijk programma. Als ondersteuning op het vervolg is er:

1. Format verbeteragenda
2. Mogelijkheid om instrumenten en kennis van DiA in te zetten
3. Bijeenkomsten op thema’s met uitwisseling van ervaringen
4. DiA-servicepunt

De procesbegeleider wordt gekozen uit de ondersteuningspool en gevraagd of hij/zij een aangemelde gemeente wil begeleiden. Hierbij wordt rekening gehouden met geografische nabijheid.

Als procesbegeleider bewaak je het proces van de betreffende gemeente m.b.t. de Quick Scan en ben je de eerste contactpersoon tot en met het agenderingsgesprek.

Je kunt te allen tijde aan het DiA-servicepunt aangeven wanneer de match volgens jou om welke reden dan ook niet passend is.

Checklist voor procesbegeleiders

Klik hier voor een overzicht van de handelingen van de procesbegeleider. 

Let op! Vergeet niet na elke reis die je maakt voor de Quick Scan de reiskosten te declareren. Hiervoor ontvang je vanuit het DiA-servicepunt een formulier.

Deelnameformulier

Vóór de start vult de gemeente het deelnameformulier in. Het ingevulde formulier ontvang je van het DiA-servicepunt of direct van de gemeentelijke trekker. De informatie daarin geeft houvast aan dit traject, maar ook aan het vervolg. We vragen de burgemeester en griffier om de overeenkomst te ondertekenen en zo hun commitment te laten zien.

Het is belangrijk dat dit formulier is ingevuld en ondertekend vóór het startgesprek.

Het startgesprek is het begin van het traject van de Quick Scan.

Voorbereiding startgesprek

Voor de gemeente is er een informatiedocument beschikbaar met enkele voorbereidende vragen. Die vragen komen overeen met de werkvorm die beschreven staat in het draaiboek van het startgesprek. Dit draaiboek waarin een agenda staat en een toelichting per agendapunt wordt gegeven, is jouw leidraad voor het gesprek.

Powerpointpresentatie 

Er bestaat een model-powerpointpresentatie voor het startgesprek. Je kunt deze presentatie aanpassen naar eigen smaak en werkwijze. Let op: er zijn enkele velden die nog gevuld moeten worden. Loop de presentatie dus zorgvuldig door als je er gebruik van maakt.

Het online zetten van de Quick Scan Lokale Democratie regelt de gemeentelijke trekker zelf via de digitale portal. Daar kunnen gemeenten (indien gewenst) maatwerkvragen toevoegen, bepalen welke respondenten een uitnodiging ontvangen voor de vragenlijst, hun contactgegevens inladen, de uitnodigingen en rappels verzenden en het rapport genereren en downloaden. De gemeentelijke trekker heeft beschikking over een technische handleiding waarin deze stappen worden uitgelegd. Mocht de gemeentelijke trekker hier hulp bij nodig hebben, dan kan het DiA-servicepunt hier bij helpen.

Je kunt de trekker bellen om te vragen hoe het ermee staat en wellicht adviseren over maatwerkvragen, de communicatie en het werken aan respons. Als er nog geen datum voor het agenderingsgesprek staat gepland, plan dat dan ook in en koppel de geprikte datum terug aan het DiA-servicepunt. 

Wanneer de vragenlijst is gesloten, wordt automatisch het rapport gemaakt. Het rapport bestaat uit  het hoofdrapport, de tabellenbijlage (cijfers over alle vragen uitgesplitst naar de vier groepen) en het rapport met antwoorden op de open vragen. De gemeentelijke trekker kan zelf de pdf’s downloaden, en stuurt die vervolgens naar de begeleider en de gemeentelijke begeleidingscommissie ter voorbereiding op het agenderingsgesprek.

Voorbereiding

Het agenderingsgesprek wordt voorbereid door de procesbegeleider. Hierbij worden de volgende stappen doorlopen:

  1. Check op datum en tijd, zaal, aanwezigen, faciliteiten en uitnodiging
  2. Overleg met de interne trekker over een huiswerkopdracht  (zie hieronder)
  3. Overleg met de interne trekker over de werkvorm van het gesprek (zie hieronder)
  4. Zorg voor een beeld van de uitkomsten – zelf of via de gemeente
  5. Lees nogmaals het deelnameformulier en actiepuntenlijstje startgesprek

Huiswerkopdracht

Je kunt de volgende opdracht geven aan de deelnemers van het agenderingsgesprek. Stel een mail op richting de trekker met het verzoek deze te delen met de deelnemers. Doe dit ongeveer twee weken voor het agenderingsgesprek.

Klik hier voor een voorbeeldmail voor de huiswerkopdracht.

Uitvoering

Het doel van het agenderingsgesprek is om gezamenlijk de resultaten te bespreken en hier in gezamenlijkheid de eerste prioriteiten vast te leggen. Dit alles om voldoende informatie te hebben om de verbeteragenda op te stellen. In sommige situaties kan reeds een start worden gemaakt met de verbeteragenda tijdens het agenderingsgesprek. Dit is echter niet altijd mogelijk.

Van de procesbegeleider wordt het volgende verwacht:

  • Stimuleren, enthousiasmeren en meedenken over het proces (en daar je procesrol in pakken)
  • Meedenken om te zorgen en te borgen dat er ook acties komen en de verbeteragenda wordt opgeleverd
  • Geen deskundige, geen analist, niet degene die komt zeggen hoe de uitkomsten van de rapportage gelezen moeten worden
  • Tijdens gesprek: sturen op opzet, tijd en uitkomst (concept verbeteragenda)

Powerpointpresentatie

Er kan gebruik gemaakt worden van een model-powerpointpresentatie. Hiermee zorg je dat alle deelnemers gelijkwaardig het gesprek starten en de eerste resultaten reeds gedeeld worden.

Let op: In de powerpointpresentatie zitten lege velden die gevuld moeten worden.

Werkvorm

Voor de invulling van het agenderingsgesprek worden de volgende twee mogelijkheden voorgesteld:

Optie 1: Plenaire bespreking

  • per thema verdiepen (analyse en duiding) en per thema inventariseren welke verbeteracties/activiteiten prioriteit hebben.
  • komen tot een longlist en/of een (voorlopige) shortlist (van maximaal 5 doelstellingen, veranderingen, acties).
  • afspraken van analyse tot acties: wanneer is de verbeteragenda gevuld, wie gaat dat doen, mag daar nog op worden gereageerd, plechtig moment van maken, etc.

Optie 2: Eerst in subgroepen en dan plenair

  • elke subgroep diept een of twee thema’s uit (analyseren en duiding) en bespreekt welke verbeteracties/activiteiten prioriteit hebben.
  • subgroepen presenteren bevindingen en daarna wordt plenair gewerkt aan een longlist en/of een (voorlopige) shortlist (van maximaal 5 doelstellingen en bijbehorende acties)
  • afspraken van analyse tot acties: wanneer is de verbeteragenda gevuld, wie gaat dat doen, mag daar nog op worden gereageerd, plechtig moment van maken, etc.

Na het agenderingsgesprek

Je taak als procesbegeleider stopt na het agenderingsgesprek. Hierbij is het van belang het proces zorgvuldig af te ronden en over te dragen waar nodig. Je kunt bijvoorbeeld nog een telefonische afspraak maken met de trekker enkele dagen of weken na het agenderingsgesprek.

Klik hier voor de format verbeteragenda.

Na het analyseren en bespreken van de resultaten (zowel het hoofdrapport als de open antwoorden) staat er ‘een beeld’ van de lokale democratie. Er is  veel informatie opgehaald en het is de taak aan de trekker en de begeleidingscommissie om hier structuur in aan te brengen. Waar liggen de prioriteiten? Wat is een (verrassende) uitkomst en waar kan meteen actie op worden ondernomen?

De resultaten en eerste vervolgstappen worden verwerkt (en verankerd) in de verbeteragenda: een ‘te-doen-lijst’ van democratische vernieuwing.

Gedurende het agenderingsgesprek noteert de trekker verbeterpunten waar de gemeente op korte termijn mee aan de slag kan. De definitieve versie van de verbeteragenda wordt gedeeld met DiA en komt op de DiA-website zodat de verbeteragenda ingekeken kan worden door geïnteresseerden, en gemeenten bij elkaar ‘over de schutting’ kunnen kijken.