Cultuuromslag met online participatie dankzij de juiste communicatie in Alphen aan den Rijn

Datum 04-06-2020

Voor de gemeente Alphen aan den Rijn is hun pilot rondom participatief begroten nu, halverwege het traject, al een succes. Met ‘Alphen Centrum Begroot’ wil de gemeente zowel experimenteren met digitale participatie als met een cultuuromslag binnen de organisatie. Daarbij is een juiste inrichting van de communicatie van belang. Jochem de Groot, projectleider digitale democratie en Conny Schakenbos, webregisseur (wijk)communicatie vertellen over hun aanpak. “Verandering bereik je vooral door te dóen”, aldus De Groot.

Van buiten naar binnen leren werken, meer luisteren naar bewoners over onderwerpen in hun directe leefomgeving. Dat is in het ‘democratisch akkoord’ een van de pijlers van het Alphense coalitieakkoord. Een van de manieren om daarmee aan de slag te gaan, was het opstarten van een digitaal participatietraject: Alphen Centrum Begroot. Hierbij mogen inwoners een wijkbudget van € 30.000 besteden om het centrum mee te verbeteren. In februari werd het initiatief gelanceerd, op de markt, midden in de samenleving. Een bewuste keuze om de aftrap offline te doen, aldus De Groot.

Positieve mindset
Tot 12 april konden inwoners ideeën indienen binnen drie categorieën: ‘groen en duurzaam’, ‘op straat’ en ‘spelen en ontmoeten’ en daarvoor ook campagne voeren. In totaal werden 43 plannen ingediend, waarvan 25 genoeg likes opleverden om door te gaan naar de volgende ronde. Die bestond vervolgens uit het beoordelen van de ingediende plannen door teams van ambtenaren per thema. Zij bekeken of de initiatieven aan de spelregels voldeden en of de plannen ook haalbaar waren. Daarbij keken ze bewust eerst naar de kansen in plaats van de onmogelijkheden, benadrukt De Groot. “We hebben bij alle ideeën eerst gekeken naar wat de waarde ervan was. Voor wie levert het iets op, hoeveel draagvlak is hiervoor? Vanuit een positieve mindset zijn we vervolgens aan de hand van criteria gaan beoordelen of het plan daadwerkelijk kans van slagen had of helaas toch niet. Soms was een plan geweldig, maar kon het niet binnen 12 maanden uitgevoerd worden.” 

Schakenbos en De Groot begeleidden de inrichting van de teams. Elk team bestond uit personen met verschillende expertises; van juridisch tot gebieds- en financieel adviseurs. De teams hadden de vrijheid om op eigen initiatief andere collega’s te betrekken. En dat gebeurde ook. “Zo werd een verkeerskundige betrokken bij het beoordelen van een van de ideeën. Het was mooi om te zien dat deze vanuit een oude reflex van ‘kan niet, mag niet, we doen het al jaren zo’ heel snel omboog naar het op een andere manier bekijken van het initiatief”, zegt De Groot.

Prachtige kans
Van de 25 plannen bleken 12 haalbaar. Onder de initiatieven zijn veel ideeën te vinden voor speeltuintjes, maar ook een jaarlijks buitenfilmfestival in Park Rijnstroom en het vergroenen van het natuurgebied aan de Aarkade. Ruim 14.000 inwoners van boven de 12 kunnen sinds 27 mei tot 28 juni stemmen op hun favorieten. Schakenbos: “Afgelopen woensdag viel de brief met een unieke stemcode op de deurmat. In twee dagen heeft al meer dan 11% van de mensen gestemd. Dat is veel, een teken dat het leeft.” 

Sinds de brief is verstuurd is De Groot al meerdere keren gebeld door inwoners. “Mensen voelen zich uitgenodigd om contact op te nemen. Dat gaat voor de helft van de tijd over het experiment zelf, met vragen als ‘hoe breng ik een stem uit?’, maar voor de andere helft zijn het opmerkingen over de directe leefomgeving van de inwoners. Voor ons een prachtige kans om zo iemand te woord te kunnen staan en te luisteren naar zijn of haar verhaal en waar mogelijk verder te helpen.” 

Waardevol contactmoment
Dat persoonlijke contact is de sleutel van het succes in het hele project, benadrukt De Groot. “Transparantie was een van onze uitgangspunten. Gedurende het hele proces vertellen we wat we aan het doen zijn.” Schakenbos: “Met elke planindiener hebben we persoonlijk contact gehad, waarmee we echt een relatie met ze hebben opgebouwd. Ook wanneer de plannen niet genoeg likes opleverden of niet haalbaar bleken, namen we contact op.” Volgens De Groot levert dat veel positieve reacties op, ook wanneer een plan niet door kon gaan. Schakenbos vult aan: “Soms is het antwoord nee, maar levert dat wel een waardevol contactmoment op.” Volgens haar hielp het ook om duidelijk te maken waarom sommige dingen ook níet konden. “Het is goed om aan de buitenwereld te laten zien dat je als gemeente echt wel goed nadenkt over dingen. Mensen worden zo meegenomen in dat proces en dat levert meer begrip op.”

De vele contactmomenten helpen volgens Schakenbos ook om mensen enthousiast te houden. “Omdat het hele traject vrij lang duurt, is het fijn om als inwoner een partner in de gemeente te hebben waar je mee in contact blijft. Ook voor de gemeente zelf heeft dat veel meerwaarde: mensen zien op deze manier beter wat we allemaal doen en dat we er voor ze zijn en veel servicegerichter zijn dan het beeld van een statische overheid dat bij veel mensen leeft.”  

Volgens Schakenbos heeft de software van de begrotingstool gezorgd voor een transparante communicatie. “Op de website zie je heel duidelijk in welke fase van het proces je je op dat moment bevindt. De site verandert steeds mee. Wanneer zijn inwoners aan zet, en wanneer de gemeente? De tijdlijn is heel duidelijk gecommuniceerd; de planning was vanaf het begin duidelijk en die hebben we tot vandaag kunnen volhouden. Dat helpt ook enorm mee in het vertrouwen dat mensen hebben.”

Andere opzet 
Ook de gemeentemedewerkers zijn enthousiast over de werkwijze. “Mensen namen de tijd om er in te duiken en daardoor ontstond er echt iets moois.” Volgens De Groot vergt deze manier van werken een andere opstelling van collega-ambtenaren en werkt het zo goed door vooral aan de slag te gaan. “Conny en ik geloven niet in groots opgezette cultuurtrajecten. Je moet vooral dóen. En we zagen het voor onze ogen gebeuren. Mensen veranderden. Als je nog een paar keer zo’n traject doet, wordt deze manier van werken vanzelf normaal.”

Wanneer besluit de gemeente of het project geslaagd is? De Groot is nu al tevreden, maar geeft aan dat er wel degelijk wordt getoetst wat de pilot heeft opgeleverd. “Dat bekijken we aan de hand van vragen als: levert deze manier van werken andere initiatieven op dan we via de normale ‘offline’ contacten binnen krijgen? Levert het andere betrokkenen op? Hoeveel mensen doen uiteindelijk mee? Hoe was het communicatieproces eromheen? Uiteindelijk is het aan de wethouder om te besluiten of er in andere wijken ook wijkbudgetten via online participatie worden verdeeld. Maar het experiment rondom online participatie is al geslaagd, zegt hij. “We zijn met dezelfde open source software al bezig met een ander digitaal participatieproject rondom de reconstructie van een dorpskern met kerkplein in een van onze dorpen.”

Meer informatie