Antwoorden op corona-vragen

De uitbraak van het coronavirus heeft gevolgen voor het functioneren van democratie en bestuur. Hieronder vindt u een overzicht van de binnengekomen vragen – en de antwoorden daarop – over de continuïteit van het openbaar bestuur in gemeenten en provincies. Het doel van deze vragen en antwoorden is om decentrale overheden te helpen het besluitvormingsproces voor de korte termijn zo goed en democratisch mogelijk vorm te geven. De vragen en antwoorden worden regelmatig bijgewerkt en geactualiseerd op basis van nieuwe ontwikkelingen die rond de coronacrisis spelen.

Op 9 april is de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming in werking getreden. Deze wet maakt het voor gemeenten, provincies en waterschappen tijdelijk mogelijk om naast digitale beraadslaging ook digitaal besluiten te nemen. Zo kunnen de vertegenwoordigende organen op decentraal niveau in de uitzonderlijke omstandigheden zoals deze zich nu voordoen, toch blijven functioneren. De vragen en antwoorden zijn naar aanleiding van de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming geactualiseerd en waar nodig uitgebreid naar aanleiding van de mogelijkheden die de tijdelijke wet biedt. Voor de leesbaarheid zijn enkele eerdere vragen en antwoorden samengevoegd.

1. Kunnen raadsbesluiten alleen in een raadsvergadering met fysieke aanwezigheid tot stand komen?

Nee, in ieder geval tot 1 november 2020 is met de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming de mogelijkheid gecreëerd om ook in een digitale vergadering besluiten te nemen. Daar geldt wel een aantal voorwaarden voor:

  1. De vergadering in een digitale omgeving is live via een videoverbinding te volgen voor de bevolking
  2. Ieder lid heeft afzonderlijk toegang tot de beraadslaging en stemming
  3. De leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op zo’n wijze dat hun identiteit voor alle betrokkenen is vast te stellen
  4. De voorzitter is in staat om de orde te handhaven

In een digitale vergadering kan hoofdelijk gestemd worden, dat wil zeggen dat ieder lid dat aan de vergadering deelneemt door middel van een openbare wilsuitdrukking kenbaar maakt of hij voor of tegen het voorstel stemt. Maar als hier praktische of technische bezwaren bij zijn, kan ook na afloop van de vergadering via stembriefjes worden gestemd.

Stemmingen over benoemingen van personen zijn geheim en kunnen niet in een digitale vergadering plaatsvinden. Deze stemmingen moeten sowieso na afloop van de beraadslaging via stembriefjes plaatsvinden. De raadsleden kunnen hun stembriefjes op drie manieren bij de griffie inleveren: persoonlijk, per post of per koerier. De authenticiteit van de stem moet kunnen worden vastgesteld. Indien het een geheime stemming betreft moet dat worden gedaan zonder dat herleidbaar is welk lid de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag zo spoedig mogelijk openbaar. De consequentie is wel dat een nieuwe digitale vergadering nodig is voor de daadwerkelijke installatie.

Ook door de raad ingestelde bestuurscommissies (commissies op grond van artikel 83 Gemeentewet) kunnen van deze mogelijkheid gebruik maken.

2. Hoe bepaal ik of een fysieke vergadering noodzakelijk is?

Het is de eigen verantwoordelijkheid van iedere decentrale overheid om te besluiten een fysieke vergadering te beleggen, maar het verdient sterk de aanbeveling dat daar gegeven de omstandigheden grote terughoudendheid mee wordt betracht. Het advies van de overheid is: blijf zo veel mogelijk thuis. Met de Tijdelijke wet digitale besluitvorming is voor openbare raadsvergaderingen de mogelijkheid gecreëerd deze, onder voorwaarden, ook digitaal te laten plaatsvinden. Besloten vergaderingen kunnen echter niet digitaal plaatsvinden, maar enkel fysiek.

Als criterium voor het organiseren van een fysieke vergadering kunnen de volgende overwegingen worden doorlopen:

1. Kan de vergadering fysiek plaatsvinden binnen de richtlijnen van het RIVM?
Er zijn verschillende wijzen waarop aan de richtlijnen kan worden voldaan, afhankelijk van de ruimtelijke inrichting van de raadzaal. Andere overwegingen kunnen zijn dat een raad het goede voorbeeld wil geven met het beperken van fysieke bijeenkomsten of dat één of meerdere leden in quarantaine zitten en dus niet naar de raadzaal mogen komen en via een digitale vergadering alsnog hun functie kunnen vervullen.
2. Kan de vergadering digitaal plaatsvinden? Dan heeft dit de voorkeur.
Als de vergadering niet digitaal kan worden gehouden, bijvoorbeeld omdat het een besloten vergadering betreft of omdat de technische voorzieningen (nog) ontbreken.
3. Kan de vergadering worden uitgesteld? Besluiten die niet in een digitale vergadering kunnen worden genomen, dienen scherp beoordeeld te worden op hun urgentie.

3. Moeten in een fysieke vergadering alle raadsleden aanwezig zijn?

Voor het laten doorgaan van de raadsvergadering blijft het vergaderquorum en het stemmingsquorum gelden, of de vergadering nu in de raadszaal is of digitaal plaatsvindt. De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming brengt hier geen verandering in aan.

Als het vergaderquorum niet wordt gehaald kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen welke ten minste 24 uur na de oproep daartoe kan plaatsvinden. Om die nieuwe vergadering te kunnen openen, is het quorum van meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden niet van toepassing. In die vergadering mag dan echter slechts beraadslaagd en besloten worden over de onderwerpen die voor de eerste vergadering geagendeerd stonden. Voor een geldige stemming is vereist dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden daaraan heeft deelgenomen (en zij zich niet o.g.v. artikel 28 Gemeentewet van stemming hebben te onthouden).

Dit zogenaamde stemmingsquorum geldt niet voor de o.g.v. artikel 20, tweede lid, Gemeentewet opnieuw belegde fysieke vergaderingen. Deze vergadering kan worden uitgeschreven nadat bij de eerste fysieke vergadering het benodigde quorum niet wordt gehaald. Deze tweede vergadering vindt dan minimaal 24 uur later plaats. In een dergelijke opnieuw belegde vergadering mogen door minder dan de helft van het aantal zitting hebbende leden besluiten worden genomen, voor zover het de onderwerpen uit de eerste vergadering betreft.

Gelet op de richtlijnen van het RIVM is het dringend aanbevolen het aantal raadsleden dat bij elkaar komt zo klein mogelijk te houden en enkel bij elkaar te komen als dat echt niet anders kan. Vergt het onderwerp politiek gezien een fysieke vergadering waarbij (veel/alle) raadsleden aanwezig zouden moeten zijn, dan wordt geadviseerd deze besluitvorming digitaal plaats te laten vinden of uit te stellen. Een fysieke vergadering is op grond van de tijdelijke wet juridisch gezien enkel noodzakelijk als de raad in beslotenheid wil vergaderen of indien de technische mogelijkheden ontbreken.

4. Hoe moet worden omgegaan met stemmingen over personen en specifiek over de benoeming van wethouders?

Elke stemming over personen is op grond van artikel 31 Gemeentewet geheim en schriftelijk. Dit geldt ook voor de wethouder. Daarvoor is altijd een schriftelijke stemming vereist. Artikel 35 Gemeentewet verklaart namelijk artikel 31 Gemeentewet (geheime stemming) expliciet van toepassing op de benoeming van wethouders. Daarnaast bepaalt artikel 24 Gemeentewet dat over de benoeming van wethouders enkel in een openbare vergadering beraadslaagd mag worden en dat de (geheime) stemming ook in het openbaar plaatsvindt. De beraadslaging kan daardoor digitaal plaatsvinden, maar de stemming niet.

Omdat geheime stemming over personen langs digitale weg niet is toegestaan, zal na afloop van de openbare digitale beraadslaging via stembriefjes gestemd moeten worden.  Dit briefstemmen kan per post, per koerier en via het inleveren van stembriefjes bij de griffie. Van belang is dat de authenticiteit van elke stem bekend is bij de voorzitter, met dien verstande dat de voorzitter niet weet welk lid hoe gestemd heeft. Oftewel: de procedure moet zo zijn dat de voorzitter kan vaststellen dat elke uitgebrachte stem van een lid afkomstig is zonder dat herleidbaar is wie wat gestemd heeft. Dit kan bijvoorbeeld door ieder lid te voorzien van één anoniem stembriefje met echtheidskenmerk, of door stemming en legitimatie bij de griffie volgtijdelijk te laten plaatsvinden.

Omdat deze stemmen na afloop van de vergadering worden uitgebracht kan de installatie niet in dezelfde vergadering plaatsvinden. De wet schrijft voor dat de uitslag van de stemming zo spoedig mogelijk openbaar wordt gemaakt. Dit kan ook de volgende dag zijn. Na deze bekendmaking zal de installatie (beëdiging) in een nieuw te plannen (digitale) vergadering moeten plaatsvinden.

De raad kan voor de benoeming van wethouders echter ook voor een openbare fysieke vergadering kiezen, waarin beraadslaging en vervolgens geheime stemming plaatsvinden, mits de richtlijnen van het RIVM daarbij in acht worden genomen. De beëdiging kan dan nog in diezelfde vergadering plaatsvinden, zoals normaal het geval is.

5. Kan het stemrecht van raadsleden worden gemandateerd? En kan per fractie worden gestemd?

Nee. Een lid van de raad kan niet tevens namens een afwezig lid stemmen, omdat de aard van de bevoegdheid van raadsleden om te stemmen zich tegen een mandaat verzet. Iedere volksvertegenwoordiger heeft een individueel mandaat, stemoverdracht is niet mogelijk. Bovendien geldt een grondwettelijk verbod op last. Zo mag er dus niet in de gemeenteraad per fractie worden gestemd, nu stemmen niet overgedragen mogen worden aan andere leden. Ook het stemquorum en het uitganspunt van hoofdelijke stemming wanneer dit wordt gevraagd, staan in de weg aan een andere wijze van stemming dan per uitgebrachte stem.

6. Wat is de werkwijze voor het bekrachtigen van noodverordeningen die door de voorzitter van de veiligheidsregio zijn genomen?

Noodverordeningen die door de voorzitter van de veiligheidsregio zijn vastgesteld, behoeven op grond van de Wet veiligheidsregio’s geen bekrachtiging. Wel moet de noodverordening bekend gemaakt worden aan raden en inwoners.

7. Wordt er besluitvorming gevraagd in het geval wordt besloten een vergadering zonder publiek te laten plaatsvinden? Wanneer geldt een vergadering als openbaar?

Dit zien wij als feitelijk handelen op basis van  de adviezen van het RIVM. Anders zou besloten worden tot een besloten vergadering en dat is echt iets anders. Via artikel 24 Gemeentewet mag dan ook een aantal besluiten, zoals over benoemingen niet meer genomen worden.
Artikel 23 schrijft voor dat raadsvergaderingen openbaar zijn. Dat geldt ook voor vergaderingen van raadscommissies (art 82, lid 5) Ook met een gesloten tribune is de raadsvergadering nog steeds openbaar als deze gestreamd worden of live op tv uitgezonden. Opnames achteraf ontsluiten is niet voldoende.

8. Is het mogelijk dat de voorzitter constateert dat er unanimiteit is over het voorstel en dat hij dus voorstelt dat het raadsvoorstel is vastgesteld?

Als in een digitale beraadslaging door geen enkel raadslid om stemming over een voorstel wordt gevraagd, is het op grond van artikel 32 lid 3 Gemeentewet aangenomen; dit is niet anders dan in een fysieke raadsvergadering. Die mogelijkheid geldt overigens niet voor stemmingen over personen, die zijn geheim en moeten daarom schriftelijk (artikel 31 Gemeentewet).

9. Hoe werkt de toelating van een nieuw raadslid?

De toelating van een nieuw benoemd raadslid (benoemd door de voorzitter van het centraal stembureau, de burgemeester dus, op basis van de door het centraal stembureau vastgestelde verkiezingsuitslag) is geen benoeming in de zin van artikel 31 Gemeentewet die een geheime stemming vraagt. Het betreft hier een gebonden beslissing tot toelating, de raad heeft het lid toe te laten indien betrokkene aan de wettelijke vereisten voor het raadslidmaatschap voldoet, wat zal blijken uit het onderzoek naar de geloofsbrief. Op grond van de Kieswet heeft de raad geen eigen ruimte om een benoemd lid te weigeren. Omdat de toelating dus geen benoeming is waar je voor of tegen kan zijn, maar een gebonden beslissing op basis van limitatieve wettelijke gronden, hoeft daarover niet geheim gestemd te worden. Daarbij is voorts geen onderscheid tussen een fysieke en een digitale raadsvergadering, zolang de vergadering maar openbaar is (artikel 24 Gemeentewet). Het onderzoek van de geloofsbrief, de toelating en de beëdiging vindt in de praktijk doorgaans in één vergadering plaats. Dit kan dus ook een digitale vergadering, omdat deze handelingen in een openbare vergadering plaatsvinden.

10. Dienen alle raadsleden voor rechtsgeldige besluitvorming altijd tegelijkertijd in beeld te zijn of is afvinken dat raadsleden digitaal aanwezig zijn voldoende?

Uit de tijdelijke wet blijkt dat de digitale vergadering kan worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden in een digitale omgeving deelneemt aan die vergadering. Het verslag vermeldt de deelnemende leden. Het is dus essentieel dat kan worden vastgesteld dat de leden echt deelnemen aan de digitale vergadering. Dit is iets anders dan dat zij ook tegelijkertijd in beeld moeten zijn.

11. Hoe zou het stemmen met stembriefjes bij benoemingen in zijn werk moeten gaan? Hoe garandeer je dat een stem dan niet herleidbaar is tot een raadslid?

De stemming over benoemingen is op grond van artikel 31 Gemeentewet geheim. Dat betekent normaal gesproken dat in de reguliere, openbare fysieke raadsvergadering met stembriefjes wordt gestemd (artikel 28, tweede lid, Gemeentewet). De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming maakt daarop een uitzondering voor het geval de beraadslaging digitaal plaatsvindt. In dat geval dienen de stembriefjes na afloop van de beraadslaging per post, per koerier, dan wel persoonlijk bij de griffie te worden ingeleverd.

Bij een dergelijke stemming vergewist de voorzitter zich van de authenticiteit van de uitgebrachte stem, met dien verstande dat bij een geheime stem deze stem niet herleidbaar is tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. Wel moet – gelet op de openbaarheid van de stemming – duidelijk zijn welke leden hebben deelgenomen aan die stemming. Het is in de eerste plaats aan gemeenten zelf om te bepalen of en hoe zij het briefstemmen mogelijk willen maken. Te denken valt aan gewaarmerkte stembriefjes die onder de leden worden verspreid voor een specifiek voorstel. De tijdelijke wet maakt het mogelijk hierover later regels te stellen bij ministeriële regeling.

12. Mag een stemapplicatie worden gebruikt bij een digitale stemming?

De tijdelijke wet kent het hoofdelijk stemmen als uitgangspunt en bepaalt dat de openbare wilsuitdrukking van ieder stemmend lid bekend moet zijn voor iedereen in de vergadering en de toeschouwers. Hoe deze wilsuitdrukking kenbaar moet worden gemaakt is niet gespecificeerd, de wet is techniekneutraal. Een stemapplicatie is daardoor mogelijk zolang voor eenieder live te volgen is hoe ieder lid stemt. Dat moet op dusdanige wijze en direct zichtbaar worden gemaakt dat hier geen twijfel over kan bestaan; het moet openbaar zijn op het moment van de stemming zelf. Aan het gebruik van een stemapplicatie zijn potentiële risico’s verbonden, bijvoorbeeld als niet elk lid zijn eigen stem herkent. Dan ontstaat twijfel over de openbare wilsuitdrukking en kan een nieuwe stemming, eventueel mondeling, nodig zijn. Het verdient aanbeveling om hier vooraf onderling afspraken over te maken bij het gebruik van een stemapplicatie.

Wellicht ten overvloede, maar ook bij een digitale vergadering geldt artikel 32 Gemeentewet. Het derde lid van dit artikel bepaalt dat indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, het is aangenomen.

13. Mag in een digitale vergadering per fractie/blok gestemd worden of stemmen geteld worden per fractie?

Nee, dit is niet toegestaan. In de artikelen 1.5 en 2.5 van de spoedwet is opgenomen dat bij een hoofdelijke stemming ieder lid via een openbare wilsuitdrukking de stem kenbaar maakt. De andere optie is een briefstemprocedure, maar ook dan brengt ieder lid een stem uit. Kortom; indien er gestemd wordt, gebeurt dat door ieder lid dat deelneemt aan de vergadering. Een stemming is echter niet altijd noodzakelijk om een voorstel aan te nemen.

Indien niet om stemming gevraagd wordt, bepaalt artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet dat een voorstel is aangenomen. Dat geldt ook in een digitale vergadering. Daarbij kan ervoor worden gekozen om tijdens de beraadslaging te inventariseren hoe elke fractie zou stemmen bij een (eventuele) stemming om daarna te vragen of er behoefte is aan een stemming. Via de uitvraag hoe gestemd zou worden is duidelijk en openbaar hoe elke fractie zou willen stemmen en daarmee of bij een stemming een meerderheid gehaald wordt. Indien vervolgens geen enkel lid om een stemming vraagt, is het voorstel op grond van artikel 32, derde lid, Gemeentewet en Provinciewet aangenomen. Ook kunnen partijen bij de beraadslaging bedenkingen kenbaar maken zonder dat daarmee ook een stemming wordt afgedwongen.

Via deze route wordt dus niet gestemd. Er wordt eerst geïnventariseerd hoe gestemd zou worden. Daarna wordt het voorstel aangenomen als geen enkel lid om een stemming vraagt. Deze toepassing mag niet in de weg staan aan het recht van elk lid om een hoofdelijke stemming te vragen, dat blijft bestaan en indien één of meerdere leden dat wensen zal hoofdelijk gestemd moeten worden. Enkel bij de fractievoorzitters inventariseren of er behoefte is aan een stemming, is dus niet voldoende; ieder lid moet kennis hebben van het voorstel en om een stemming kunnen vragen.

1. Aan welke voorwaarden moet een digitale beraadslaging voldoen om rechtsgeldig te zijn?

Dat ligt er aan wat beoogd wordt. Om digitaal te beraadslagen en besluiten moet voldaan zijn aan de voorwaarden die de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming stelt:

1.         De vergadering in een digitale omgeving is via een live videoverbinding te volgen voor de bevolking;
2.         Ieder lid heeft afzonderlijk toegang tot de beraadslaging en stemming;
3.         De leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op zo’n wijze dat hun identiteit voor alle betrokkenen is vast te stellen;
4.         De voorzitter is in staat om de orde te handhaven.

De wet stelt geen eisen aan andere vormen van digitaal beraadslagen van de raad als geheel, dit is naar eigen inzicht van de gemeente. In ieder geval zal verzekerd moeten zijn dat alle raadsleden de mogelijkheid hebben deel te nemen en hun identiteit moet kunnen worden vastgesteld. En voorts zal de beraadslaging openbaar moeten zijn, dus een live-videoverbinding die via internet te volgen is of rechtstreeks op televisie wordt uitgezonden, zeker als de digitale beraadslaging in de plaats komt van een reguliere raadsvergadering.

2. Is digitaal beraadslagen nu verplicht?

Het is niet verplicht digitaal te beraadslagen en besluiten. De tijdelijke wet maakt digitaal vergaderen en besluiten mogelijk, maar stelt dit niet verplicht. U kunt nog steeds fysiek bijeenkomen, raadsvergaderingen zijn niet verboden; wel gelden de richtlijnen van het RIVM en kunnen er andere overwegingen meespelen bij de vraag of een fysieke vergadering verantwoord en representatief georganiseerd kan worden.  

3. Moet digitale beraadslaging openbaar toegankelijk zijn?

Artikel 23 schrijft voor dat raadsvergaderingen openbaar zijn, in lijn hiermee geldt dit ook voor digitale beraadslagingen om zo de route van artikel 32, lid 3 toe te kunnen passen.

De (digitale) raadsvergadering of beraadslaging is openbaar als deze via een live-videoverbinding die via internet te volgen is wordt uitgezonden. Dat geldt ook voor vergaderingen van raadscommissies (art 82, lid 5). Opnames achteraf ontsluiten is niet voldoende, dan wordt namelijk het risico gelopen dat iemand de openbaarheid in twijfel trekt op basis van de authenticiteit van de bestanden. Vertraagde plaatsing biedt immers tijd voor manipulatie.

Artikel 23 lid 3 bepaalt dat de raad ook met gesloten deuren kan vergaderen. In dat geval is het belangrijk in de gaten te houden welke onderwerpen op de agenda staan. Artikel 24 bepaalt namelijk over welke onderwerpen niet in een besloten vergadering mag worden beraadslaagd (en besloten). Dat betreft de toelating van nieuwe raadsleden, benoeming en ontslag van wethouders en zaken met betrekking tot de gemeentelijke belastingen, de begroting en de jaarrekening. De onderwerpen die artikel 24 noemt moeten altijd in de openbaarheid behandeld worden. Dat betekent dat wanneer een live videoverbinding niet gerealiseerd kan worden, over deze onderwerpen geen beraadslaging kan plaatsvinden. Is die verbinding er niet dan is immers in feite sprake van een besloten vergadering.

4. Zijn hybride vergaderingen mogelijk op basis van de spoedwet?

Nee. De spoedwet maakt het mogelijk om of een fysieke vergadering of een digitale vergadering te houden, maar combinaties van die twee zijn niet mogelijk. Hier toch voor kiezen leidt tot serieuze vragen over de rechtmatigheid van genomen besluiten. Oftewel, de spoedwet vraagt om een keuze tussen digitaal of fysiek vergaderen. Dat mengvormen niet mogelijk zijn volgt uit de afzonderlijke toegang die nodig is voor de digitale vergadering en de quoraregelingen. Omdat ieder lid afzonderlijk toegang moet (kunnen) hebben tot de digitale vergadering, is het niet toegestaan dat een aantal leden via een gezamenlijke verbinding, bijvoorbeeld in de raadzaal, deelneemt aan een digitale vergadering. Omgekeerd is het niet mogelijk om langs digitale weg aan een fysieke vergadering deel te nemen, omdat dan de presentielijst niet getekend kan worden. De spoedwet schrijft namelijk voor dat voor een digitale vergadering de presentie langs digitale weg wordt opgemaakt en de Gemeentewet dat dit voor een fysieke vergadering via een presentielijst gaat die getekend moet worden. Omdat voor beide soorten vergadering geldt dat meer dan de helft van de leden aanwezig moet zijn, kunnen ook geen parallelle vergaderingen geopend worden.

Deze afweging is door de wetgever bewust gemaakt in het wetgevingsproces. De ratio achter de onmogelijkheid van een ‘hybride’ vergadering is dat een gelijk speelveld moet bestaan voor de verschillende leden. Het is nadrukkelijk ook niet de bedoeling van de spoedwet dat zonder beraadslaging gestemd gaat worden. Bovendien moet dan voldaan zijn aan alle voorwaarden die de spoedwet stelt aan een digitale vergadering.

Uit vragen en voorbeelden uit de praktijk is gebleken dat in een aantal raden wordt overwogen om een mengvorm te organiseren waarbij een (klein) deel aanwezig is in de raad en de overige leden via digitale weg toegang hebben tot de vergadering. Dit kan dus niet. Wel kunnen leden er voor kiezen niet naar de vergadering te komen en enkel als publiek de vergadering volgen. Zij tellen dan echter niet mee voor het quorum, en nemen ook niet deel aan de beraadslaging of stemming. In dat laatste geval kan fysiek vergaderd worden mits voldaan is aan het opkomst- en het stemquorum. Schorsingen kunnen dan gebruikt worden om ruggespraak te houden met niet fysiek aanwezige leden, zoals nu ook tijdens een fysieke vergadering geschorst kan worden en dan overleg gehouden kan worden. In dit geval wordt dus feitelijk geen beroep gedaan op de mogelijkheden die de spoedwet biedt.

Er is in alle gevallen zowel een quorum voor het openen van de vergadering als voor een geldige stemming, het gaat dus niet alleen om voldoende aanwezigheid bij opening van de vergadering, maar ook om een dermate grote aanwezigheid dat bij stemming meer dan de helft van de zitting hebbende leden een stem uitbrengt, met uitzondering van de leden die zich onthouden van stemming. Maar dit onthouden moet dan wel in de fysieke vergadering gebeuren en kan niet via een parallelle digitale vergadering gedaan worden.

5. Aanvullende tips over digitaal en fysiek delibereren en vergaderen

Een hybride vergadering waarbij een deel van de leden online deelneemt aan de vergadering en een deel fysiek, is niet mogelijk (zie antwoord 4, II Beraadslaging voor een toelichting). Een van de redenen hiervoor is dat de tijdelijke wet vereist dat leden afzonderlijk deelnemen aan de vergadering, via een eigen apparaat. De locatie van waaruit leden deelnemen aan een digitale vergadering is niet gespecificeerd. Zo kan voor een deel van de leden op het gemeentehuis of op een andere locatie een technische voorziening worden getroffen, van waaruit zij afzonderlijk kunnen deelnemen aan de digitale vergadering. Hierbij is het wel van belang dat de richtlijnen van het RIVM in acht worden genomen. Er zijn voorbeelden bekend van gemeenten die op het gemeentehuis enkele afzonderlijke ruimtes met apparatuur hebben ingericht voor leden die moeite hebben met de technische aspecten van een digitale vergadering. Op het gemeentehuis is dan doorgaans iemand van de griffie aanwezig om, indien nodig, ter plaatse technische ondersteuning te bieden. Digitaal vergaderen vanaf een locatie elders dan het gemeentehuis is ook mogelijk.

De tijdelijke wet maakt het mogelijk om een digitale raadsvergadering te houden en dus ook om daarin rechtsgeldige besluiten te nemen. Digitaal beraadslagen, los van een raadsvergadering of bestuurscommissie, was en is mogelijk zonder de tijdelijke wet. Dus informatiesessies en vooroverleggen kunnen altijd al digitaal plaatsvinden. Daar verandert de tijdelijke wet niets aan. De wet richt zich primair op het digitaal vergaderen en het nemen van besluiten in een digitale omgeving. Dat was voor de tijdelijke wet niet mogelijk.

Een digitale vergadering en een fysieke vergadering kennen (deels)* een eigen juridisch regime. Wanneer wordt overwogen om in een fysieke vergadering te delibereren in een beperkte samenstelling (let wel op de quoraregelingen en andere wettelijke bepalingen bij een vergadering), en daarna wordt overwogen in een digitale vergadering verder te delibereren en/of te stemmen, dan gaat het om twee afzonderlijke vergaderingen. Een fysieke raadsvergadering, gevolgd door een digitale raadsvergadering. Beide vergaderingen moeten afzonderlijk worden aangekondigd en de daarbij geldende bepalingen moeten dan worden nageleefd.

In de noodverordeningen van de veiligheidsregio’s zijn verplichte samenkomsten, zoals vergaderingen van gemeenteraden, toegestaan. Het blijft dus mogelijk om fysiek bijeen te komen. Daarbij geldt wel de beperking dat niet meer dan honderd personen aanwezig zijn. Bovendien moeten de aanwezigen te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand houden tot de dichtstbijzijnde persoon. Een fractievergadering geldt formeel niet als een wettelijke verplichte samenkomst.

*Daar waar de tijdelijke wet niets regelt, gelden de reguliere bepalingen uit de Provinciewet, Gemeentewet, etc.

6. Kan ik als inwoner nog vergaderingen volgen?

Ja. Een livestream van een digitale vergadering is verplicht. De openbaarheid van vergaderingen  wordt niet ingeperkt met deze wet. Het zal alleen gelet op de richtlijnen van het RIVM niet mogelijk zijn om op een fysieke publieke tribune plaats te nemen. Overigens kan de tribune ook gesloten worden als men voor een vergadering wel fysiek bijeen komt. Als de vergadering live gestreamd wordt is daarmee nog steeds voldaan aan de openbaarheid. 

7. Hoe zit het met inspraak? Hoe gaat dat straks in zijn werk? Zijn daar ook richtlijnen voor?

De mogelijkheid van inspraak blijft, de spoedwet verandert op dit punt niets. Wel zal de manier van inspreken kunnen veranderen. Elke overheid kan een eigen afweging maken hoe hier invulling aan te geven, bijvoorbeeld door tijdelijk toegang te hebben tot de digitale vergadering of door vooraf een schriftelijke inbreng te leveren bijvoorbeeld via de e-mail. Inspraak blijft dus mogelijk. Ook zal na afloop van de vergadering nog steeds een besluitenlijst opgemaakt moeten worden, zoals dat nu ook gedaan wordt.
Praktische tips over o.a. inspraak bij digitale vergaderingen vindt u in dit handboek: Virtueel vergaderen: Handboek voor raadsleden, Provinciale Statenleden en leden van het algemeen bestuur van het Waterschap

8. Kan op grond van de spoedwet een besloten vergadering digitaal plaatsvinden?

Nee. Het houden van een besloten vergadering in een digitale omgeving is met deze wet niet mogelijk gemaakt. Digitale vergaderingen zijn dus per definitie openbare vergaderingen; wil de raad ergens in beslotenheid over vergaderen, dan dient de vergadering te worden uitgesteld of dient binnen de richtlijnen van het RIVM een fysieke vergadering met gesloten deuren te worden belegd.

9. Kan een raadsvergadering doorgaan wanneer de griffier niet aanwezig is? 

Ja, het is mogelijk zonder de griffier te vergaderen, als deze door bijvoorbeeld quarantaine niet aanwezig kan zijn. Artikel 107b van de Gemeentewet schrijft weliswaar voor dat de griffier in de vergadering aanwezig moet zijn, maar de aanwezigheid van de griffier is geen onderdeel van het benodigde quorum om de raadsvergadering te kunnen openen of om besluiten te kunnen nemen. Voorts kan de griffier zich laten vervangen.

10. Kunnen raadscommissies digitaal vergaderen?

Voor sommige commissies is een digitale vergadering op grond van de tijdelijke wet expliciet mogelijk gemaakt, namelijk de door de raad ingestelde bestuurscommissies op basis van artikel 83 Gemeentewet. Bestuurscommissies kunnen besluiten nemen. Daarom heeft de tijdelijke wet ook betrekking op de vergaderingen van bestuurscommissies.
De tijdelijke wet regelt niets ten aanzien van raadscommissies en andere (advies) commissies. Uitgangspunt is ook voor raadscommissies dat de beraadslaging openbaar is (artikel 82 Gemeentewet verklaart onder andere artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing) en dat dus een live-videoverbinding die via internet te volgen is of rechtstreeks op televisie wordt uitgezonden nodig is (tenzij besloten wordt om in beslotenheid te vergaderen overeenkomstig artikel 23 lid 3 van de Gemeentewet). Deze raadscommissies nemen echter formeel geen besluiten, waarmee een afzonderlijke wettelijke grondslag voor deze digitale vergadering niet noodzakelijk is. Dat geldt ook ten aanzien van de andere (advies) commissies ex artikel 84 Gemeentewet, wiens vergaderingen bovendien niet aan het wettelijk vereiste van openbaarheid hebben te voldoen.

11. Mag een raadslid ook in een digitale openbare vergaring de eed of belofte afleggen?

Op grond van artikel 14 Gemeentewet moet de eed of belofte in een openbare vergadering worden afgelegd. Omdat de spoedwet ook de mogelijkheid biedt tot een openbare digitale vergadering, zal de beëdiging ook in een openbare digitale vergadering kunnen plaats vinden. Het verdient wel aanbeveling om visueel zichtbaar te maken dat het raadslid de eed of belofte aflegt ten overstaan van de voorzitter. Dat kan bijvoorbeeld door de vergadering vanuit het gemeentehuis te streamen.

12. Waar staat eigenlijk in de Gemeentewet dat digitaal vergaderen niet mag?

Dit volgt uit artikel 20 van de Gemeentewet waarin staat dat de vergadering van de raad niet wordt geopend, voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Met ‘tegenwoordig’ wordt bedoeld dat raadsleden fysiek aanwezig moeten zijn.

13. Is alleen een audiouitzending ook voldoende voor digitale raadsvergaderingen?

Een verbinding via videoconferencing zal verplicht zijn voor digitaal beraadslagen en besluiten. Alleen een audioverbinding is onvoldoende, omdat het noodzakelijk is vast te kunnen stellen welke leden aan de vergadering deelnemen. Ook ontbreken bij audio cruciale elementen van een beraadslaging, zoals lichaamstaal en het elkaar in de ogen kunnen kijken. Bovendien is er met een videoverbinding goed zicht op eventueel wegvallende verbindingen bij een storing. Op die manier kunnen ook de gevolgen voor de quora worden gecontroleerd voordat overgegaan wordt tot besluitvorming.

14. Hoe ga je om met de presentielijst tijdens een digitale vergadering? Moet dat tijdens de digitale vergadering zelf of kan dat ook voorafgaand, net zoals je doet tijdens een normale vergadering?

Dat kan ook voorafgaand. Formeel opent de voorzitter de vergadering pas nadat hij heeft vastgesteld  dat een quorum aanwezig is (Gw art 20). Eventueel noemt hij de namen op van wie niet aanwezig zijn, dan is dat duidelijk voor de kijkers. Klik hier voor meer tips over de vergaderorde tijdens een digitale vergadering.

1. Kunnen gemeenten beslistermijnen voor beschikkingen opschorten?

Voor beschikkingen gelden wettelijke beslistermijnen. De termijn voor het geven van een beschikking wordt echter van rechtswege opgeschort zolang het bestuursorgaan door overmacht niet in staat is een beschikking te geven (artikel 4:15, lid 2 onder c Awb).

Door COVID-19 kunnen gemeenten in een situatie van overmacht komen, hoewel alleen de uitbraak van corona en het vele thuiswerken op zich nog geen overmacht vormen. Het is dan nog wel noodzakelijk dat het bestuursorgaan voor het verstrijken van de beslistermijn aan de aanvrager mededeelt dat de beslistermijn is opgeschort, alsmede binnen welke termijn de beschikking wel tegemoet kan worden gezien (artikel 4:15 lid 3 Awb).

Het is aan gemeenten zelf om te bepalen of er daadwerkelijk sprake is van een situatie van overmacht en om wel of niet voor deze lijn te kiezen.

2. Hoe kunnen gemeenten positieve beschikkingen van rechtswege voorkomen (bijvoorbeeld bij de Wabo / omgevingsvergunning voor bouwen)?

Als de beslistermijn verstrijkt, kunnen gemeenten te maken krijgen met positieve beschikkingen van rechtswege (lex positivo silencio / paragraaf 4.1.3.3 Awb). Paragraaf 4.1.3.3 Awb is alleen van toepassing indien dit bij wettelijk voorschrift is bepaald. Dit is bijvoorbeeld bij artikel 3.9 Wabo (omgevingsvergunning voor bouwen) grotendeels het geval.

Door een beroep op artikel 4:15 lid 2 onder c Awb kunnen eventuele problemen met positieve beschikkingen van rechtswege bij niet tijdig beslissen worden ondervangen. De termijn voor het geven van een beschikking wordt van rechtswege opgeschort zolang het bestuursorgaan door overmacht niet in staat is een beschikking te geven (artikel 4:15, lid 2 onder c Awb).

Door COVID-19 kunnen gemeenten in een situatie van overmacht komen. Het is dan nog wel noodzakelijk dat het bestuursorgaan voor het verstrijken van de beslistermijn aan de aanvrager mededeelt dat de beslistermijn is opgeschort, alsmede binnen welke termijn de beschikking wel tegemoet kan worden gezien (artikel 4:15 lid 3 Awb).

Het is aan gemeenten zelf om te bepalen of er daadwerkelijk sprake is van een situatie van overmacht en om wel of niet voor deze lijn te kiezen. 

1. Gezien de maatregelen tegen de verspreiding van COVID-19 willen sommige bedrijfsvoeringorganisaties als bedoeld in de Wgr afzien van een fysieke bestuursvergadering. Als alternatief wordt er gekeken naar digitale vergadering. Is het besluit dat is genomen in de digitale beraadslaging voldoende om verdere formele stappen te nemen zoals het aanbieden van stukken aan de deelnemers (alsof het besluit al is genomen)? De bekrachtiging dient nog plaats te vinden.

De Wgr kent geen voorschriften over de inrichting van een vergadering van een bedrijfsvoeringorganisatie. Net als voor colleges geldt, kan onder omstandigheden op afstand vergaderd en digitaal besloten worden. Daarbij wordt overigens wel gedoeld op een digitale vergadering en niet op een schriftelijke ronde via bijvoorbeeld het Ibabssysteem, omdat met een schriftelijke vergadering een aantal cruciale elementen van een vergadering (overtuiging, beïnvloeding) onder druk komt te staan. Een systeem als Ibabs kan natuurlijk wel gebruikt worden om informatie te delen, af te stemmen over stukken en vragen te stellen. Het kan alleen niet dienen als alternatief voor een vergadering.

2. Hoe gaat besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen?

Ondanks de vele variaties in soorten gemeenschappelijke regelingen geldt dat er twee mogelijkheden zijn:

  1. Er zijn organen, zoals het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam en een bedrijfsvoeringsorganisatie, waar de wet weinig tot geen interne ordevoorschriften over kent en die doorgaans besloten vergaderen. Voor deze organen verandert er weinig. Zij kunnen nu al, net zoals colleges van B&W, digitaal beraadslagen en besluiten; ook kunnen besluiten door afzonderlijke leden in mandaat worden genomen.
  2. Voor andere organen, zoals algemene besturen van openbare lichamen en gemeenschappelijke organen met raadsdeelname, geldt dat de artikelen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn waar de Tijdelijke wet aanvullingen op of afwijkingen van mogelijk maakt. Waar dat zo is, geldt op basis van de Wgr ook voor deze organen dat de aanvullingen en afwijkingen gebruikt kunnen worden, zodat ook zij tijdelijk digitaal besluiten kunnen nemen. Dan gelden uiteraard ook de eisen die de tijdelijke wet hieraan stelt.

1. Als een raadslid ziekteverschijnselen vertoont, kan dat raadslid dan het recht van deelname aan een fysieke vergadering ontzegd worden? Heeft de GGD de bevoegdheid het raadslid deelname te ontzeggen?

Het is de verantwoordelijkheid van ieder individu om bij ziekteverschijnselen de juiste maatregelen te treffen en thuis te blijven, zoals het dringende advies van het RIVM luidt. Dit geldt ook voor raadsleden, die bovendien als volksvertegenwoordigers een voorbeeldfunctie hebben.  

Een van de overwegingen die ten grondslag ligt aan de Tijdelijke wet is dat er raadsleden zijn die besmet zijn met het Coronavirus of die in quarantaine zitten. Daar zijn in de praktijk voorbeelden van bekend. Dankzij de mogelijkheden die de Tijdelijke wet biedt, kunnen zij toch deelnemen omdat een digitale raadsvergadering mogelijk is gemaakt. Dit is een belangrijk aspect dat moet worden meegenomen in de lokale afweging voor een fysieke of digitale vergadering.

2. Als een raadslid niet naar het gemeentehuis wil komen om de fysieke vergadering bij te wonen omdat hij/zij tot de risicogroep behoort, is er dan niet de mogelijkheid dat hij/zij digitaal deel kan nemen?

Dat kan alleen als de voorzitter heeft besloten dat de vergadering in een digitale omgeving plaatsvindt. De Tijdelijke wet maakt het mogelijk om of een fysieke vergadering of een digitale vergadering te houden, maar combinaties van die twee zijn niet mogelijk, ook niet met als reden dat een raadslid tot de risicogroep behoort. De ratio achter de onmogelijkheid van een ‘hybride’ vergadering is dat een gelijk speelveld moet bestaan voor de verschillende leden.
Dat mengvormen niet mogelijk zijn volgt uit de afzonderlijke toegang die nodig is voor de digitale vergadering en de quoraregelingen. Omdat ieder lid afzonderlijk toegang moet (kunnen) hebben tot de digitale vergadering, is het niet toegestaan dat een aantal leden via een gezamenlijke verbinding, bijvoorbeeld in de raadzaal, deelneemt aan een digitale vergadering. Omgekeerd is het niet mogelijk om langs digitale weg aan een fysieke vergadering deel te nemen, omdat dan de presentielijst niet getekend kan worden. De Tijdelijke wet schrijft namelijk voor dat voor een digitale vergadering de presentie langs digitale weg wordt opgemaakt en de Gemeentewet dat dit voor een fysieke vergadering via een presentielijst gaat die getekend moet worden. Omdat voor beide soorten vergadering geldt dat meer dan de helft van de leden aanwezig moet zijn, kunnen ook geen parallelle vergaderingen geopend worden.

3. Er is een optie om je te laten vervangen voor een periode van 16 weken, met de mogelijkheid om te verlengen met periodes van nogmaals 16 weken. (Kieswet art. X 10). Dit kan op basis van ziekte. De burgemeester moet dit goedkeuren en dus het begrip 'ziekte' breed interpreteren. Is het geoorloofd om dit artikel breed te interpreteren om iemand te laten vervangen omdat deze persoon niet kan komen i.v.m. kwetsbaarheid van zichzelf of huisgenoten?

In de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming is niets geregeld over vervanging. Voor alles waar de tijdelijke wet niets over regelt, geldt dat de bestaande wetgeving onverkort blijft gelden. Dat geldt dus voor de vervanging bij ziekte. Artikel X 10 van de Kieswet gaat uit van een op verzoek van de volksvertegenwoordiger te nemen beslissing door de burgemeester. De beslissing geschiedt op basis van een medisch advies in de vorm van een verklaring van een arts. De beslissing tot tijdelijk ontslag heeft een sterk gebonden karakter. De voorzitter neemt het besluit in overeenstemming met het medisch advies van de arts. Vast moet staan dat betrokkene langdurig ziek is. Daarom wordt voor het verlenen van tijdelijk ontslag wegens ziekte als voorwaarde gesteld dat uit de verklaring van een arts aannemelijk is dat de uitoefening van het lidmaatschap niet binnen acht weken zal kunnen worden hervat.

De vraag is wanneer sprake is van langdurige ‘ziekte’. In het geval van een quarantaine is er vermoeden van of kans op ziekte; bij isolatie is er sprake van ziekte (in Wet publieke gezondheid termen). Artikel X 10 lid 2 spreekt expliciet over ziekte. Een arts kan beoordelen of het waarschijnlijk is dat een raadslid met een Coronabesmetting meer dan acht weken niet in staat is het raadslidmaatschap uit te oefenen. Dat zal per geval verschillen.

Het is belangrijk om te benadrukken dat juist vanwege het coronavirus de tijdelijke wet in het leven is geroepen. Raadsleden die tot een kwetsbare categorie behoren, of raadsleden met een Coronabesmetting, kunnen volwaardig meedoen in een digitale vergadering. Er is dus een volwaardig en veilig alternatief.

4. Welke juridische mogelijkheden heeft een burgemeester om in te grijpen bij excessen bij vergaderingen, zoals onvoldoende afstand, mensen die met ziekteverschijnselen komen, publiek dat verstorend optreedt?

Op grond van artikel 26 van de Gemeentewet zorgt de voorzitter voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Tevens kan hij de raad voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Als de voorzitter ervan op de hoogte is dat er leden zijn met ziekteverschijnselen kan dit een overweging zijn om een digitale vergadering uit te schrijven in plaats van een fysieke om alle leden de kans te geven deel te nemen.

5. Kan de mogelijkheid worden onderzocht om via een AMvB aan te geven wanneer men wel digitaal mag mee vergaderen in een fysieke vergadering: bijv. als niet voldaan kan worden aan RIVM-richtlijnen?

Dit is op basis van de Tijdelijke wet niet mogelijk. Een vergadering is of fysiek of digitaal. Een combinatie van een fysieke en een digitale vergadering waarbij een deel van de raad via de verbinding in de raadszaal deelneemt en een deel zelf inlogt, is niet mogelijk. De plaats van de vergadering kan een fysieke plaats óf een digitale omgeving betreffen.

Het is niet mogelijk om bij AMvB of bij een eventueel besluit tot verlenging van de Tijdelijke wet wijzigingen in de wet door te voeren.

6. Wat zijn de eisen t.a.v. het aantal m2 rondom een vergaderplek?

Voor raadsvergaderingen geldt dat raadsleden te allen tijde ten minste 1,5 meter (en dus niet een bepaald aantal m2) afstand tot de dichtstbijzijnde persoon moeten houden.

7. Ontheft plaatsing van plexiglazenschermen in de bestaande raadzaal de verplichting tot 1,5 meter afstand?

Voor raadsvergaderingen geldt dat raadsleden te allen tijde ten minste 1,5 meter afstand tot de dichtstbijzijnde persoon moeten houden. Een scheiding, zoals schotten of plexiglas, verandert niets aan die eis.

1. Waar vind ik advies over veilig digitaal vergaderen?

De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft afgelopen week naar aanleiding van vragen van gemeenten over digitaal vergaderen (videoconferencing tools) een aantal adviezen voor u op een rijtje gezet. Ook heeft de IBD een korte quickscan gedaan op de beveiligingsmaatregelen van de meest genoemde tools. Hier vindt u vragen over videoconferencing tools.

2. Wat zijn praktische tips om digitaal te vergaderen?

Hier vindt u praktische tips over hoe te vergaderen, en delen enkele gemeenten hun ervaringen met digitaal vergaderen.

3. Wij hebben geen licentie voor Teams als gemeente maar Notubiz werkt daar wel het liefst mee, dus wij willen wel graag met Teams gaan werken. Wat is hiervoor een goede oplossing? Is 1 licentie voldoende of zijn er andere mogelijkheden?

Eén abonnement op “Microsoft 365 Business Premium” is al voldoende om alle deelnemers via Teams uit te nodigen deel te nemen aan een vergadering. De deelnemers ontvangen via een Outlook vergaderverzoek van u een linkje en komen daarmee in de vergadering terecht. Als de organisatie al over Office365 beschikt, dan is Teams (normaal gesproken) standaard al beschikbaar.

4. Normaliter staan bij ons de stukken voor de raadsvergadering in iBabs op de iPad. Hoe gaat dat nu als je digital vergadert? Kun je tegelijkertijd bij de digitale stukken als je vergadert met bv MS Teams?

Je kunt op de iPad twee apps tegelijk gebruiken. Via https://support.apple.com/nl-nl/HT207582 wordt dit toegelicht. Indien er meer vragen zijn over gebruik van iBabs tegelijk met Teams, kan het beste contact worden opgenomen met iBabs, Marten Sterenberg via martin.sterenberg@ibabs.eu / 0229 – 275 850

5. Voldoe je aan de eisen van de openbaarheid als je via Teams ook de livestream mogelijk maakt waarvoor inwoners wel moeten inloggen en de app moeten downloaden.

Neen, deze oplossing is niet wenselijk omdat men dan ook deelnemer wordt aan een vergadering. Binnen Microsoft 365 (dat is per 1 april de naam) is er een mogelijkheid een teams vergadering via “live streams” openbaar en zonder inlogbeperking beschikbaar te maken. Daartoe is wel een juiste licentie van “Microsoft 365” nodig. Neem contact op met jouw distributeur voor deze licenties. Aangeraden wordt om de teams oplossing via een uitgang van een pc te koppelen aan een partij die ervaring heeft met webcastingoplossingen, zoals ook opgenomen in het Adviesdocument voor Griffiers omtrent digitaal vergaderen.

6. Is het mogelijk de logo's van de partij/naam raadslid in beeld te krijgen in Microsoft Teams?

Dat is op dit moment niet mogelijk. Indien men deelneemt via de Office365 oplossing van de eigen organisatie, dan is de naam vastgelegd in het eigen domein. Indien men daar niet deel van uitmaakt en zelf Teams heeft geïnstalleerd, dan is er de mogelijkheid bij het opstartscherm de eigen naam in te geven. Men kan daar bijvoorbeeld de partijnaam aan toevoegen.

7. Zijn er ook mogelijkheden om inwoners die geen toegang hebben tot internet/digitale middelen de digitale vergadering te laten volgen?

Het staat gemeenten vrij om aanvullend op videoconferencing andere manieren te gebruiken om inwoners de digitale vergadering te laten volgen. Er zijn bijvoorbeeld ook al gemeenten die de vergadering uitzenden via de lokale omroep. Via het online VNG-forum Corona (https://forum.vng.nl) kunt u andere gemeenten vragen welke andere manieren zij gebruiken. Op dit forum wisselen gemeenten veel praktische informatie en expertise uit. Met het oog op de noodverordeningen van de veiligheidsregio’s en de richtlijnen van het RIVM is het overigens geen optie om inwoners in een aparte ruimte in het gemeentehuis de raadsvergadering digitaal te laten volgen.

8. Moet er een Data Protection Impact Assessment (DPIA) worden uitgevoerd op het proces digitaal vergaderen en digitale besluitvorming van de gemeenteraad?

Voor het proces Digitale besluitvorming door de gemeenteraad is het uitvoeren van een DPIA niet nodig. Verwerking komt niet voor op de lijst van de AP waarvoor een DPIA verplicht is, en er is geen sprake van een hoog risico voor betrokkenen.

Hierbij een overzicht van de meest gestelde vragen met betrekking tot digitale participatie (in relatie tot de coronacrisis). Staat je antwoord er niet tussen? Mail: diaservicepunt@vng.nl

1. Hoe geef je participatie vorm tijdens de corona-crisis?

Participatie is een wezenlijk onderdeel van democratische besluitvormingsprocessen. Er zijn twee mogelijkheden ten aanzien van participatie in deze Coronatijd, die nu gebruikt worden in het land: digitale participatie en anderhalvemeterparticipatie. De eerste variant is participatie via een rijk palet aan digitale participatietools. De tweede variant richt zich op bestaande vormen van offline participatie waarbij de richtlijnen van het RIVM nadrukkelijk in acht worden genomen. Een mix van beide vormen is mogelijk en kansrijk om verschillende inwoners te bereiken.

In deze reeks veelgestelde vragen wordt ingegaan op digitale participatie, niet op digitale besluitvorming in raden.

2. Wat is de meerwaarde van digitale participatie en waar moet je op letten?

Het inzetten van digitale participatie heeft veel voordelen. Het maakt het mogelijk een grotere en meer diverse groep mensen te betrekken dan met bijvoorbeeld een inspraakavond. Digitale kanalen boren nieuwe doelgroepen aan en kunnen tegelijkertijd laagdrempelig worden gemaakt zodat ook minder digi-vaardigen hierop actief kunnen worden. De participatie van inwoners is van belang voor de kwaliteit van en draagvlak voor beleid. Daarnaast is participatie een belangrijke waarde binnen onze democratie. Bij digitale participatie moet er goed worden nagedacht over wanneer er behoefte is aan online inspraak. Een aantal vragen moet je jezelf sowieso stellen bij een (digitaal) participatieproces, namelijk:

  • Wat wil je bereiken? Expliciteer je doel.
  • In welke fase van de beleidscyclus vindt participatie plaats/is het wenselijk?
  • Welke mate van participatie past daarbij? Waar op de participatieladder sta je?

Zie de Inspiratiegids Digitale Participatie voor de vormen van digitale participatie en de mate van invloed die daarbij horen. Ook kan de THINK-app helpen bij het vinden van de juiste participatievorm voor jouw specifieke vraagstuk.

3. Hoe organiseer je bewonersbijeenkomsten gedurende de coronamaatregelen?

Het is aan de organiserende partij om te bepalen of de bewoners fysiek of digitaal plaatsvindt. Fysiek kan een bijeenkomst met het in acht nemen van de RIVM-richtlijnen worden georganiseerd. De bijeenkomst kan ook digitaal worden vormgegeven. Dit kan middels verschillende videoconferencing-apps. Zie de inspiratiegids digitale participatie hoe dit te organiseren is. Het is raadzaam om bij het organiseren van fysieke bewonersbijeenkomsten ook altijd na te denken over hoe digitale middelen ingezet kunnen worden. Zo kan de bijeenkomst bijvoorbeeld online uitgezonden worden.

4. Hoe betrek je de politiek en griffie bij digitale participatieprocessen?

Digitale democratie is een manier om gebruik te maken van de collectieve intelligentie van inwoners en hen te laten meebeslissen over beleid. Het is essentieel dat dit ook betrokkenheid en steunt kent bij de raadsleden als gekozen en besluitvormend politiek orgaan op lokaal niveau.

Om deze verbinding te maken wordt geadviseerd: Ga het gesprek met griffie en raad over de mate en vorm van (digitale) participatie. Door dit vooraf te doen kan er aan goed verwachtingsmanagement worden gedaan.

Het rapport Griffiers en digitalisering van het Rathenau Instituut adresseert een van de belangrijkste uitdagingen voor de lokale politiek: in verbinding blijven met de samenleving. Gemeenteraadsleden zoeken nieuwe manieren om hun band met inwoners te verstevigen. Maar dat is ingewikkeld. Raadsleden worden doorgaans opgeslokt door de gemeentelijke beleidsagenda en de interactie met het gemeentebestuur. Het controleren van het college overschaduwt nogal eens het inspireren van deze bestuurders door de stem van de inwoner te vertolken. En dat is een gemiste kans. Het Rathenau-rapport geeft handvatten om participatie naar de eigen behoefte van de raad in te vullen, met gebruik van digitale instrumenten. Dat doet het op drie niveaus:

Niveau 1: de politiek transparant maken
De basis van het democratisch proces is transparantie over het debat, de besluitvorming en documenten. Meer transparantie vergroot de democratische legitimiteit.

Niveau 2: inwoners consulteren
Een stap verder is inwoners mee te laten praten via inspraak- of consultatieprocedures. Daarmee kan de raad gerichter inspelen op behoeftes van inwoners en zich zo responsief tonen. Zorgen van inwoners komen daarmee eerder op de agenda. 

Niveau 3: inwoners laten meebeslissen
Een nog verdere stap is inwoners daadwerkelijk – binnen vastgestelde kaders – zeggenschap geven. Hierbij gaat het om initiatieven van inwoners faciliteren (inwoners aan zet), of om gedeeltelijke overdracht van beslissingsbevoegdheid (inwoners beslissen). Op deze manier kan een raad inwoners meer grip geven op hun eigen leefomgeving.

Wees bewust van op welk niveau je acteert en betrek daar het college, raad en de griffie bij. Zeker in de tweede en derde fase is het cruciaal dat de raad zich duidelijk uitspreekt over de kaders waarbinnen de inwoners invloed kunnen uitoefenen. Draagvlak bij het college borgt dat er later uitvoering komt aan de uitkomsten van het participatieproces.

5. Hoe stel je een projectteam samen?

Bij grotere digitale participatieprocessen waarin je meerdere beleidsfasen met inwoners doorloopt en/of grote onderwerpen centraal stelt is het aan te raden een projectteam te organiseren. Bij korte raadplegingen of informerende sessies met inwoners via videobellen is dit minder van toepassing. Binnen het projectteam is het raadzaam om minimaal de volgende rollen te organiseren:

Projectleider (idealiter een fulltime functie)
De projectleider is trekker van het online participatieproces binnen de gemeente en zet de lijnen uit voor de voorbereidingen, uitvoering en evaluatie van het proces. De projectleider is eindverantwoordelijk en betrekt de juiste mensen.

Communicatieadviseur
De inzet van digitale participatiemiddelen is één en al communicatie: zowel intern als extern. De communicatieadviseur heeft zicht op welk type communicatie en inhoud past bij welk type vraagstuk en soort doelgroep. Tijdens de campagne(s) speelt communicatie een belangrijke rol bij het aanhaken van de interne organisatie en de inwoners.

ICT’er/functioneel beheerder
Omdat het gaat om een nieuw digitaal kanaal dat toegevoegd wordt aan de al bestaande kanalen zoals gemeentelijke website, burgerportaal, is betrokkenheid vanuit ICT zeer relevant. Afhankelijk van de mate waarin de gemeente zelf verantwoordelijkheid neemt over het beheren van een platform of dit uitbesteed, is een software-ontwikkelaar, functioneel beheerder van de gemeentelijke servicedesk/ICT heel waardevol.

In de schil om het projectteam heen is het aan te raden om in elk geval de volgende personen/rollen te betrekken: raadsleden, griffier, wethouder en directeur.

6. Hoe zorg je voor inclusieve en toegankelijke digitale participatie

Normaal gesproken wordt altijd geadviseerd digitale participatietrajecten te combineren met fysieke participatietrajecten. Hiermee worden meerdere kanalen benut om de standpunten (en besluiten) van verschillende inwoners op te halen. Met de coronacrisis wordt fysieke participatie lastiger gezien de RIVM-richtlijnen die nageleefd moeten worden. Dit maakt het zo toegankelijk mogelijk maken van digitale participatiemiddelen nog urgenter. Zie onderstaand tips n.a.v. onderzoek van Movisie hoe digitale participatie zo inclusief en toegankelijk mogelijk kan worden gemaakt.

1. Maak een plan hoe je verschillende mensen gaat bereiken.
Diversiteit gaat over alle aspecten waarop mensen verschillen, zowel zichtbare (geslacht, etniciteit) als onzichtbare verschillen (seksuele geaardheid, persoonlijkheid, beperking) Denk daarom goed na over welke groepen je wilt bereiken en hoe je dit wilt aanpakken. Kijk bijvoorbeeld naar de samenstelling van de wijk en stem hier de benaderingswijze op af. Wil je bijvoorbeeld dat meer jongeren participeren? Stuur dan geen brief met de post maar benader ze bijvoorbeeld via Instagram.

2. Houd de drempel laag
Als er geen inlog nodig is om te participeren op het platform, laat deze dan weg. Hiermee limiteer je de hoeveelheid aan persoonsgegevens die je van mensen vraagt. Wees creatief met de manier waarop mensen input kunnen leveren. Je kan mensen bijvoorbeeld ook hun input laten inspreken via Whatsapp of ‘ouderwets’ laten doorbellen.

Wat betreft taalgebruik is het noodzakelijk om vraagstukken op het platform op een eenvoudige manier te formuleren. Als het onderwerp te abstract of te ver weg lijkt, kunnen mensen denken dat het niet hun zaak is of dat ze niet over de vaardig- heden en informatie beschikken om een mening te geven. Eenvoudige en duidelijke taal maakt het mogelijk een brede groep mensen te bereiken.

3. Gebruik de netwerken van inwoners
Betrek actief sleutelfiguren. In sommige groepen is één op één communicatie een stuk effectiever om een boodschap over te brengen. Bovendien blijkt dat wanneer inwoners het gevoel hebben deel uit te maken van een gemeenschap, zij eerder participeren. Speel op sociale netwerken in bij participatie via de zogenaamde “verbinders”. Dit zijn mensen die in verschillende netwerken zitten en zo een rol kunnen spelen om een bredere groep inwoners te bereiken. Je zou bijvoorbeeld jongeren kunnen betrekken. Vooral inwoners met een migratieachtergrond, waar de ouders de taal nog niet volledig beheersen en/of het systeem nog niet volledig kennen, helpen jongeren hun ouders vaak.  

4. Zorg voor maatwerk, ook offline
Niet iedereen heeft onbeperkte toegang tot het internet of is digitaal vaardig. Het is daarom noodzakelijk om in combinatie met digitale participatie ook mensen offline bij het proces te betrekken. Vanuit de gemeente kan er ondersteund worden door op publieke plekken uitleg en begeleiding te geven over het gebruik van het platform. Met de coronacrisis blijft fysieke participatie mogelijk zolang de RIVM richtlijnen in acht worden genomen. Nadere instructie/introductie van de digitale participatietools is dus een mogelijkheid om meer mensen te bereiken.

5. Laat inwoners meebeslissen over concrete onderwerpen
Zoals eerder aangehaald: hoe concreter, hoe beter. Wanneer de digitale participatietrajecten inwoners laten meebeslissen over concrete onderwerpen, ervaren inwoners meer invloed en is het eenvoudiger om terug te koppelen wat er met de inbreng is gedaan. Organiseer digitale participatie daarom rond concrete onderwerpen en geef inwoners daadwerkelijk een stem. Mocht je zelf de regie over de onderwerpen willen behouden, zorg er dan in ieder geval voor dat participatie geclusterd is rondom concrete thema’s

7. Hoe betrek je mensen die minder digitaal vaardig zijn?

Wanneer mensen digitaal minder vaardig zijn kun je aanbieden hen middels training of cursus hierin thuis te maken. Dat zij nog niet optimaal op de digitale wegen uit de voeten kunnen, betekent niet dat zij het niet leuk vinden om dit te leren. Daarnaast is het aan te raden ook altijd fysieke mogelijkheden te bieden om invloed uit te oefenen. Deze input kan dan op een later moment online worden gebracht. Uiteraard met het in acht nemen van de RIVM-richtlijnen. Je kunt mensen bijvoorbeeld hun input laten doorbellen of zorgt voor formulieren waarmee de input online wordt gebracht. Daarbij moet je dan wel een manier vinden om terugkoppeling over de voortgang te regelen.

8. Hoe kom je tot een passende communicatiestrategie bij online participatie?

Het belangrijkste element voor succesvolle participatie is goede communicatie. Communicatie heeft een grote impact op het vertrouwen van inwoners in de overheid. Een aantal vuistregels:

Zorg voor continue communicatie

  • Maak genoeg budget vrij voor de communicatiecampagne. Idealiter begint de communicatie met stakeholders al voordat het online platform live gaat.
  • Creëer een huisstijl voor het platform dat herkenbaar, simpel en uitnodigend is.
  • Leg de technische aspecten van het platform duidelijk uit aan deelnemers.
  • Maak een plan zodat de communicatie niet stilvalt. Blijf updates geven!
  • Laat op de welkomstpagina zien in welke fase het proces zich bevindt

Vorm een kanalenstrategie

  • Communiceer via meerdere kanalen en in meerdere vormen. Via de website, nieuwsbrieven, social media en gerelateerde communicatiecampagnes. Gebruik niet alleen tekst maar ook visueel materiaal zoals foto’s, infographics en video’s.
  • Lanceer het platform bij de start van het participatieproces niet alleen online, maar ook offline met bijeenkomsten, een brief, posters, flyers en lokale kranten. 
  • Zet verschillende kanalen in voor verschillende groepen. Ouderen leren een participatieplatform liever kennen tijdens een bijeenkomst of via iPads, terwijl jongeren meer aangetrokken worden door visueel materiaal via sociale media.
  • Gebruik lokale en sociale netwerken. Haak sleutelfiguren in de buurt aan.
  • Neem journalisten mee in mijlpalen van het participatieproces.

Communiceer op toegankelijke wijze

  • Gebruik simpele en in formele taal.
  • Plaats op het platform een stappenplan van het proces.
  • Zet bekende buurtbewoners of initiatiefnemers in voor filmpjes of op posters.
  • Wees transparant. Licht de resultaten van het participatieproces toe en leg altijd uit hoe keuzes zijn gemaakt.

9. Hoe bereik je diverse doelgroepen online?

Bij digitale participatie is het aan te raden middels communicatie uitingen in 'de echte wereld' aandacht te vragen voor het digitale participatiemiddel of proces. Je kunt denken aan huis-aan-huis brieven en artikelen in de krant. Daarnaast kun je de digitale equivalent daarvan benutten met berichten op social media. Als het online proces ook offline wordt ondersteund met bijvoorbeeld huis-aan-huis brieven, worden meer doelgroepen bereikt. Bij digitale participatie van inwoners bij een vraagstuk wordt aangeraden een 'meer-kanalen-tactiek' toe te passen. Door inwoners via meerdere kanalen te benaderen krijg je een grotere en meer diverse betrokkenheid. Niet iedereen heeft ten slotte dezelfde behoefte hoe en wanneer hij of zij wordt betrokken. Zet een mix aan participatie instrumenten in: een participatiemix.

10. Hoe maak je een goede afweging tussen open source en closed source participatieplatformen?

Allereerst een toelichting op wat deze termen precies inhouden. Open Source is de praktijk waarbij softwareontwikkeling open en publiek plaatsvindt. De broncode is in te zien; er is een mechanisme om mee te werken in de ontwikkeling, om fouten te melden en om nieuwe functionaliteit te verzoeken. Ook is de broncode te downloaden, en kunnen er (delen) van gebruikt worden in andere software, of in een aangepaste versie. Daar staat vaak tegenover dat die aangepaste stukken ook weer Open Source beschikbaar komen, maar dit is niet altijd het geval.

Bij Closed Source of Proprietary software, daarentegen, vind de ontwikkeling plaats bij een bedrijf of instelling, en is de broncode afgeschermd. Bepaalde mechanismen zijn dus onnavolgbaar (denk aan omgang met gevoelige informatie, kwaliteit van versleuteling), en het verloop van de ontwikkeling wordt uitsluitend bepaald door de leverancier.

In het veld van digitale democratie worden zowel commerciële platforms als publieke open source platforms gebruikt om het participatieproces te faciliteren. Voor veel Nederlandse gemeenten is het werken met open source technologie nog onbekend terrein. Juist op het gebied van democratie is het relevant om je als gemeente te informeren in het zelf beheren en ontwikkelen van participatieve technologie. Open source technologie biedt overheden de mogelijkheid om gezamenlijk te investeren in publieke instrumenten en online democratische processen transparant te laten verlopen. Daarom wordt geadviseerd ‘open source waar kan’ in lijn met het standpunt van de Rijksoverheid (beleidsbrief BZK 20 april 2020).

11. Wat is OpenStad?

OpenStad is een content management systeem (CMS) om interactieve websites op maat mee te bouwen. Deze interactieve websites zijn perfect voor het inrichten van participatieprojecten, zoals peilingen, ideeën ophalen of burgerbegroten. De tool werd in 2016 ontwikkeld door een innovatieteam van de gemeente Amsterdam en is ontstaan vanuit een sterke behoefte aan maatwerk. Diverse gemeenten hebben met OpenStad al succesvolle participatieprojecten uitgevoerd, zoals: De Stem van West in Gemeente Amsterdam en Mariahoeve Knapt Op in Den Haag.

OpenStad is een open source platform. Binnen de Proeftuin Lokale Digitale Democratie zijn verschillende gemeenten hier al mee aan de slag gegaan. Momenteel werken Democratie in Actie en VNG Realisatie aan een opschaling van dit platform. Interesse in OpenStad? Gemeenten kunnen zich voor infosessies of deelname melden via openstad@vng.nl.

Voordelen

  • Maatwerk per project: interactieve websitebouwer met keuze uit diverse tool en functionaliteiten, maar ook het gebruik van een eigen huisstijl.
  • Biedt veel mogelijkheden: bewoner kunnen ideeën uploaden, liken en disliken, stemmen, reacties plaatsen, gebruik maken van een interactieve kaart en informatie vinden.
  • Van, voor en door gemeenten: leer van elkaar, werk en verbeter samen.

12. Wat is Consul?

Consul is net als OpenStad een digitale tool om participatieprojecten in te richten, op te zetten en uit te werken. Consul bestaat al langer en vindt zijn oorsprong in Spanje. Groningen heeft het platform uit Madrid naar Nederland gehaald en is het verder gaan ontwikkelen met een aantal Nederlandse gemeenten. Het doel van de tool is simpel, maar helder: ga in gesprek met inwoners! Lees hier meer over Consul.

Consul is een open source platform. Binnen de Proeftuin Lokale Digitale Democratie zijn verschillende gemeente hier al mee aan de slag gegaan. Momenteel werken Democratie in Actie en VNG Realisatie aan een opschaling van dit platform. Interesse in Consul? Gemeenten kunnen zich voor infosessies of deelname melden via consul@vng.nl.

Voordelen

  • In gesprek gaan door het starten en of bijwonen van discussies, houden van peilingen, ja/nee vragen en het delen van ideeën (voorstellen).
  • Burgerbegrotingen opstellen met meerdere mensen in het platform.
  • Participatie- en inspraaktrajecten: burgers kunnen niet alleen voorstellen doen, maar bijvoorbeeld ook raadsvoorstellen toetsen.
  • Door het internationale gebruik van het platform, is er een grote community ontstaan om snel mee te schakelen.

13. Hoe zorg je dat alleen de inwoners om wie het gaat mee kunnen doen?

Daarvoor moet je een juiste vorm van authenticatie kiezen voor het online platform. Op het moment (nov. 2019) is er bij de overheid (zowel centraal als lokaal) een inzicht ontstaan dat een veilige digitale omgeving net zo belangrijk is als een veilige fysieke omgeving, en dat een flexibel authenticatiemechanisme daar een vitaal onderdeel van is. Immers hoe kan je veilig gebruik maken van onlinediensten wanneer je niets kunt zeggen over de authenticiteit van je medegebruikers? Op het moment is er geen betrouwbaar inzetbaar authenticatiemiddel (behalve DigiD voor het overheids- domein) en dat is natuurlijk niet houdbaar, gezien de omvang en het belang van de onlinewereld.

Op initiatief van een aantal gemeenten, en aansluitend op ontwikkelingen bij BZK wordt er nu geëxperimenteerd met flexibele identiteitsmiddelen waarmee je in staat bent betrouwbaar en verifieerbaar, selectief, bepaalde persoons- of andere gegevens te delen. Dat zijn dan gegevens die digitaal gewaarmerkt zijn door de betreffende autoriteit. Wanneer het gaat over je BSN, sekse of het label ‘ouder dan 18’ is die autoriteit de rijksoverheid. Gaat het om je postcode is de autoriteit de gemeente, wanneer je een arts bent kun je dit geverifieerd door het BIG-register aantonen en je diploma door DUO.

Het grote voordeel hiervan is dat je nooit meer gegevens hoeft te delen dan strikt noodzakelijk. Voor het participeren in een buurtbegroting of voor het posten van een bijdrage op een buurt- platform is je postcode voldoende. Voor het inloggen op een gokplatform het label ‘18+’. Voor de uitgifte van een stadspas een inkomenstoets (geverifieerd door de belastingdienst). Meer identificatie is niet nodig. Hiermee voldoe je als dienstverlener dus ‘by design’ aan de AVG, en zijn misbruik of datalekken veel onwaarschijnlijker.

14. Hoe garandeer je de privacy/veiligheid van inwoners bij videobellen/bijeenkomsten?

Met betrekking tot de veiligheid/privacy heeft de informatiebeveiligingsdienst een quickscan gemaakt met betrekking tot videoconferencingtools: Quickscan videoconferencing tools

15. Welke digitale participatietools zijn er?

In 2018 ontwikkelde Movisie een keuzewijzer met een overzicht van de bestaande participatieplatforms, hun toepassingsmogelijkheden en de ervaringen van gemeenten die deze al gebruiken. Zie: ‘Keuzewijzer E-tools’.

16. Welke voorbeelden van digitale participatie zijn er bij gemeenten?

Een aantal voorbeelden hoe gemeenten met digitale participatiemiddelen werken:

Verder lezen?

Zie hiervoor het artikel Aan de slag met Digitale Participatie in Coronatijden, waarin beschreven wordt hoe de volgende documenten kunnen helpen bij het inrichten van een digitaal participatieproces:

Ook de volgende publicaties gaan in op digitale participatie:

 

    1. Welke voorwaarden staan er in de Spoedwet, aanvullende wetgeving en richtlijnen van het RIVM over het vormgeven van fysieke en digitale bijeenkomsten/vergaderingen van de gemeenteraad? Graag een opsomming voor overzicht en inzicht.

    De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming maakt het voor gemeenten tijdelijk mogelijk om naast digitale beraadslaging ook digitaal besluiten te nemen.

    De wet biedt een extra mogelijkheid. Gebruik is dus niet verplicht. Gemeenteraden hebben de vrijheid om fysiek bijeen te komen, mits alle hygiënemaatregelen ter bestrijding van het COVID-19 in acht worden genomen en men 1,5 meter afstand tot elkaar kan houden. Ook gelden voor fysieke vergaderingen de bepalingen uit de Gemeentewet. De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming kent geen aanvullende bepalingen voor fysieke vergaderingen. De Tijdelijke wet kent alleen bepalingen over digitale vergaderingen.
    Een vergadering is of fysiek of digitaal. Een combinatie van een fysieke en een digitale vergadering waarbij een deel van de raad via de verbinding in de raadszaal deelneemt en een deel zelf inlogt, is niet mogelijk. De plaats van de vergadering kan een fysieke plaats óf een digitale omgeving betreffen. Voor een digitale vergadering is vereist dat ieder (deelnemend) lid afzonderlijk toegang heeft, dus niet samen met een ander lid. Dit volgt uit artikel 2.3, tweede lid, van de Tijdelijke wet. Ook moet ieder lid zichtbaar en hoorbaar zijn op zo’n manier dat hun identiteit kan worden vastgesteld en moet de voorzitter in staat zijn de orde te handhaven.

    Voor een actueel overzicht van de richtlijnen van het RIVM en de maatregelen wordt verwezen naar https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19 en https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/nederlandse-maatregelen-tegen-het-coronavirus

    2. Wat gebeurt er met de vergoeding aan commissieleden?

    Commissiewerk is een nevenfunctie. De vergoeding voor commissieleden per vergadering hangt af van de gemeentegrootte. De bandbreedte ligt tussen 64 en 169 euro bruto per vergadering. Het lijkt onwaarschijnlijk dat commissieleden alleen afhankelijk zijn van een dergelijke beperkte vergoeding. Als er geen ander inkomen is uit werk of bedrijf of uitkering, dan kan bijstand worden aangevraagd. Maar dat zou dan uit anderen hoofde ook al zo moeten zijn.

    Er is nu geen mogelijkheid een vergoeding te verstrekken als commissielid, omdat die afhankelijk is van het houden van een vergadering. Een commissievergadering mag overigens ook op een digitale manier vormgegeven worden, net zoals een digitale beraadslaging voor de gemeenteraad mogelijk is.

    3. RES-besluitvorming

    Informatie hierover kunt u vinden in het artikel Ruimte in tijdsschema RES'en.

    4. Is er een intrekkingstermijn voor de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming, of bestaat de mogelijkheid dat digitale besluitvorming van de een op de andere dag weer afgeschaft wordt?

    De Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming blijft, na verlenging, van kracht tot 1 november 2020. Deze termijn kan bij Koninklijk Besluit telkens voor een periode van maximaal twee maanden worden verlengd. Op deze manier worden de volksvertegenwoordigingen in de gelegenheid gesteld tot en met het zomerreces het besluitvormingsproces op deze wijze in te richten.
    Deze wet biedt slechts tijdelijk een extra mogelijkheid. Zodra dit dus weer op een verantwoorde wijze kan plaatsvinden, kan weer worden overgegaan op fysieke vergaderingen en zal de wet niet (verder) verlengd worden. Het is nu nog te vroeg om in te schatten of de tijdelijke wet zal worden verlengd na 1 november 2020. Dat zal afhangen van hoe de situatie met betrekking tot de Corona-uitbraak zich ontwikkelt.

    5. Waarom is dit alleen tijdelijke wetgeving? Dit kan toch ook gewoon doorgaan nadat de coronamaatregelen opgeheven worden?

    De tijdelijke wet is nadrukkelijk een tijdelijke afwijking. Het is niet bedoeld om structureel afbreuk te doen aan het principiële uitgangspunt dat de belangrijkste besluitvorming plaatsvindt in een openbare fysieke vergadering van de raad. Anders dreigt volgens de regering de bijzondere positie van de gemeenteraad en de raadsleden weg te vallen. Een structurele inpassing zou een zelfstandig wetstraject vergen.

    6. Moeten video-opnames van raadsvergaderingen ook toegankelijk zijn voor burgers met een beperking?

    Gemeentelijke websites en apps en de informatie (content) die daarop wordt aangeboden van de gemeente moeten volgens het Tijdelijk besluit digitale toegankelijke overheid (BDTO) toegankelijk zijn voor burgers met een beperking. Denk daarbij onder meer aan mensen met een beperking van het zicht- of het gehoor. De website en content moet daarbij voldoen aan de richtlijn WCAG 2.1 niveaus A en AA. De documentatie van de vergadering moet in een toegankelijk format worden aangeboden. Live uitgezonden raadsvergaderingen hoeven niet ondertiteld te worden, maar de verslagen die daarna via de website worden beschikbaar gesteld, dienen dat wel te zijn. Leveranciers van raadsinformatiesystemen hebben vaak modules om dit mogelijk te maken. De GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) biedt voor de inkoop een handvat. Digitale toegankelijkheid is een van de aandachtsvelden daarin.

    Meer informatie:
    Ledenbrief: https://vng.nl/sites/default/files/brieven/2018/20180725_ledenbrief_digitale-toegankelijkheid.pdf
    Steunpunt Logius: https://www.digitoegankelijk.nl
    GIBIT https://www.vngrealisatie.nl/gibit